Els oficials del club social tenen un paper important a l'hora de proporcionar lideratge als membres a través de la motivació i el coaching. A més, cada oficial social forma part d'un equip d'oficials que gestionen el club i guien als seus membres per assolir els objectius del club. L'òrgan de govern d'agents generalment consisteix en un president del club, vicepresident, secretari i tresorer. Tot i que cada club pot tenir el seu propi manual de procediment que descriu el lideratge efectiu del club, els deures bàsics que pertanyen a la posició delegada d'un oficial romanen iguals.
El Cos de Govern
Com a oficial del club, sou responsable de funcions específiques relacionades amb la vostra posició. No obstant això, més enllà de la gestió diària d'un club social, els agents del club també han de treballar junts com a equip per fomentar la camaraderia, establir i fer complir normes i normes i resoldre els conflictes que sorgeixen entre els membres. A més, cal treballar junts per planificar esdeveniments del club i delegar responsabilitats als voluntaris. Els oficials del club social que pertanyin a clubs mundials també han de preparar i presentar documents per a la seu del club.
Funcions dels oficials presidencials
El president del club és responsable del funcionament general del club social. Ella dirigeix totes les reunions del club, delega funcions als altres oficials i supervisa les eleccions per a vicepresidents, secretaris i tresorer. El president pot informar-se a una jerarquia com ara un consell assessor, un consell executiu, una seu mundial o l'oficina d'estudiants, depenent del club social al qual pertanyi i que mantingui els fitxers actualitzats. Per sota del president és el vicepresident, que actua en nom de l'oficial presidencial en la mateixa capacitat si no pot exercir els seus deures. A més, alguns clubs socials tenen vicepresidents addicionals que substitueixen el secretari i tresorer, o que supervisen àrees com ara estàndards del club, membresía, educació, relacions públiques, programació i operacions.
Responsabilitats del secretari i tresorer
El secretari gestiona la correspondència i manté tots els registres del club, incloent: minuts de reunió del club, assistència, eleccions, adreces dels membres, números de telèfon i comptes del club. Tot i que alguns clubs combinen el paper del secretari amb el tresorer, un secretari dedicat recull les quotes del club, el converteix al tresorer del club i ocasionalment assisteix al vicepresident. El tresorer gestiona el compte bancari del club dipositant tot el diners en un compte dedicat i pagant factures autoritzades. Manté els rebuts i els desemborsaments i prepara informes financers com ara la presentació de documents fiscals i el manteniment dels registres financers actualitzats.
Funcionaris recentment elegits
Si sou un oficial de club recentment elegit, és possible que tingueu moltes preguntes relacionades amb el vostre rol; llegir el manual del club és un bon lloc per començar. A més, el manual del club servirà de guia durant tot el seu mandat. Una reunió inicial amb companys d'oficials donarà a conèixer els projectes o problemes actuals que poden requerir la vostra atenció immediata. A més, una reunió informal permet als oficials del club planificar i mirar cap endavant. Com a oficial recentment nomenat, assistiu a qualsevol seminari de formació ofert pel club, i assegureu-vos de rebre documents o fitxers que són importants per a la vostra posició.
