Comproveu que els signants o els signants de registres són persones autoritzades per signar xecs per a empreses, empreses i empreses. Són responsables de garantir que els controls presentats per a la signatura siguin legítims i preparats d'acord amb els procediments comptables de les seves organitzacions. Depenent de l'estructura de les seves organitzacions, els signants poden ser empresaris, supervisors comptables o agents corporatius. Tot i que les grans empreses poden preparar xecs amb signatures impreses, les comprovacions d'imports més grans que una quantitat especificada poden requerir una signatura "en viu", o signatures múltiples.
Xecs de signatura: posant el vostre nom a la línia
Els signants de verificació són responsables de verificar que cada verificació que signin està degudament preparada i representa una despesa comercial legítima. Els signataris poden ser considerats responsables o sotmesos a investigació penal per signar xecs fraudulents o il·legals. Quan signi els xecs comercials, tingueu en compte que cada comprovació signa com si fos el vostre. Feu preguntes si teniu dubtes sobre qualsevol xec que se us demani. Seguiu els procediments de la vostra organització per denunciar el frau de verificació sospitós.
Xecs d'empresa 101
Les organitzacions empresarials poden utilitzar un compte operatiu o utilitzar diversos comptes per a diferents tipus de despeses. Verificar els signants d'una empresa que utilitza diversos comptes és responsable de saber quins comptes s'utilitzen per pagar despeses específiques. Exemples de comptes inclouen un compte general per a despeses generals d'explotació, comptes de nòmina, comptes de garantia de fons de clients i comptes per a màrqueting i publicitat. Tot i que un supervisor de comptabilitat pot ser necessari per verificar que s'utilitzen comptes apropiats, la signatura de xecs comercials representa l'aprovació de cada xec signat.
Verificació de comprovants i imports
No firmeu xecs en blanc; si es van perdre o van robar, podrien ser considerats responsables. Revisa cada xec que estàs signant per verificar el beneficiari i l'import que es paga. Si no coneixeu un beneficiari, sol·liciteu la documentació per fer una còpia de seguretat del pagament. Els pagaments als venedors han d'anar acompanyats de factures originals. Coincideix amb l'import escrit amb l'import numèric que es mostra a cada xec. Verifiqueu que l'import de cada comprovació es troba dins de l'autorització de signatura.
Prevenció de problemes de frau i comptes
Els signants de comprovació han de conèixer i seguir els procediments comptables de la companyia. Són responsables dels controls de marques emesos de forma inadequada. Feu preguntes si no esteu satisfets amb cap aspecte d'un xec presentat per a la signatura. No arrisqueu la signatura d'un xec que posteriorment es pugui interrogar o que s'hagi emès fraudulentament. Consulteu amb col·legues i / o superiors, segons correspongui, quan es presentin xecs sospitosos per a la signatura. Mantenir un registre de xec signat i notant cap problema amb els xecs presentats per a la signatura i les accions posteriors que es prenguin poden ajudar a aclarir-vos de la implicació en presumpta activitat criminal.
