En algun moment de la seva carrera, probablement haurà d'escriure un informe comercial. Un informe comercial sol abordar un determinat projecte o component de l'empresa, presenta les seves troballes i fa recomanacions al lector previst.
Planifiqueu i escriviu un informe de negocis adequat que arribi al públic previst i motiva que els seus lectors prenguin planificació, investigació i un compromís amb l'èxit de l'informe. Tot i que l'estil de redacció de l'informe empresarial específic que utilitzeu hauria de reflectir l'estil i la personalitat personals de l'escriptura i la personalitat de l'empresa, hi ha alguns consells útils per escriure informes que qualsevol pot utilitzar.
Aclarir l'objectiu de l'informe
Pocs informes de redacció són tan importants com definir i aclarir el propòsit de l'informe. Feu-ho al més aviat possible en l'informe perquè no perdis temps i energia amb problemes innecessaris. Recopileu tota la informació necessària per fer un informe confiable. De vegades això pot significar parlar amb les persones involucrades, o pot ser tan implicat com dur a terme un projecte de recerca.
Exemple:
Aquest informe tracta les tècniques de màrqueting que hem utilitzat en els últims cinc anys per adquirir nous clients. Basant-nos en una anàlisi de les tècniques, els diners invertits i quants clients nous adquirim de cadascun, m'agradaria recomanar tres tipus de màrqueting específics en endavant.
Organitzeu tota la informació rellevant
Assegureu-vos de limitar la vostra informació amb l'objectiu de l'informe empresarial. No deixeu que l'abast de l'informe s'expandeixi, ja que pot frenar el format de l'informe de la vostra empresa. Si el propòsit de l'informe és recomanar tres temes específics de tècniques de màrqueting, concentreu-vos en aquestes tres tècniques i informació rellevant.
Exemple:
Com veureu en funció de la meva investigació, aquestes són les tres millors tècniques de màrqueting que recomano. Són els més rendibles per aportar la major quantitat de clients nous.
Conegui l'audiència del format de l'informe empresarial
Heu d'entendre qui està escrivint i determinar la millor manera d'adreçar-se a aquest públic. Definiu el to, l'actitud i l'èmfasi que es dirigeix als vostres lectors. Tot i que sempre ha de ser professional en l'estil d'escriptura de l'informe comercial, el nivell de detall que inclogui pot variar depenent de qui llegeixi l'informe.
Si esteu escrivint als executius corporatius d'alt nivell, és possible que vulgueu incloure números més definitius i investigacions i que estigueu més detallats a les vostres descripcions. Si esteu escrivint a l'equip de màrqueting que entén el lingo de màrqueting, podeu utilitzar un format d'informe comercial que tingui un to més relaxat i parli amb les tècniques que heu utilitzat en el passat.
Motiva la teva audiència
Redacta l'informe de negocis amb paraules fortes que motivaran el vostre públic. Creeu oracions efectives i ben ordenades, però mantingueu-vos fidel al vostre estil personal d'escriptura de l'informe empresarial. Alguns dels vostres públics només poden escanejar l'informe, així que trieu un format d'informe empresarial amb punts amb vinils, un munt d'espais en blanc, bons titulars i subtítols i paràgrafs curts.
Exemple:
Tècniques de comercialització de tres assassins
Podem obtenir un 35% més de clients i estalviar diners usant les següents tres tècniques de màrqueting assassí:
- Butlletins mensuals de correu electrònic que proporcionen contingut útil.
- Promocions trimestrals a la botiga.
- Publicitat al diari local.
Revisió abans d'enviar
Un dels consells més importants per redactar informes és provar, editar i revisar abans de distribuir l'informe. Tenir un segon joc d'ulls llegits sobre l'informe és una excel·lent manera d'assegurar-vos que el missatge sigui clar. Deixeu-vos un munt de temps per editar i revisar l'informe abans de la data de venciment. No feu pressa aquest pas. Quan distribueixi l'informe, assegureu-vos que tots els documents i fitxers adjunts s'incloguin i que tothom els obtingui.
