Una sol·licitud de propostes (RFP) és l'etapa més primerenca en un procés de compra o el procés d'obtenció de béns o serveis necessaris. La sol·licitud de propostes convida als proveïdors potencials a presentar una proposta per al producte o servei que necessiteu la vostra empresa. Aquesta sol·licitud de propostes fa que l'adquisició dels béns o serveis necessaris sigui sistemàtica i competitiva i permeti a la vostra empresa seleccionar la millor opció entre solucions creatives de múltiples proveïdors.
Descripció
Una sol·licitud de propostes no és només una petició d'una estimació de preus, sinó que és una sol·licitud d'un informe detallat que inclou informació bàsica de l'empresa i història, dades financeres, habilitats tècniques, informació sobre productes i referències verificables dels clients. La sol·licitud de propostes generalment inclou descripcions detallades del tema, el projecte o el servei sol·licitat per obtenir respostes precises dels proveïdors. En general, la sol·licitud de propostes no està oberta al públic, sinó que s'envia a una llista prèviament aprovada de possibles proveïdors.
Funció
Una sol·licitud de propostes serveix per obtenir els fets i xifres necessaris per tal de garantir decisions empresarials sòlides per a projectes complexos. A través del procés de RFP, les empreses han de competir per oferir la millor proposta de la mercaderia o servei en qüestió per tal de guanyar el negoci del comprador. Això permet al comprador examinar múltiples opcions per a la millor combinació de qualitat, termes i servei al millor preu possible. La sol·licitud de propostes també s'utilitza per encoratjar els proveïdors a trobar solucions creatives als problemes empresarials que es presenten a la RFP. Atès que el procés de sol·licitud de propostes pot ser llarg i extensiu, només s'hauria d'utilitzar quan sigui necessari per a projectes complicats.
Beneficis
Una sol·licitud de propostes fa que el vostre interès per la compra sigui conegut per diversos proveïdors i encoratja als proveïdors a oferir el millor producte o servei al millor preu. Des del principi, els proveïdors potencials saben que el procés de selecció és altament competitiu. El procés de RFP requereix que el comprador especifiqui el que planeja comprar i els proveïdors responen de facto a la sol·licitud. A través d'un procediment d'avaluació i selecció estructurat, les empreses i les organitzacions poden mostrar la seva objectivitat en el procés de selecció.
Inconvenients
El procés RFP també té els seus inconvenients. Atès que les sol·licituds de propostes requereixen un gran esforç tant del comprador com del proveïdor, poden tenir molt de temps. El temps i l'esforç necessaris per preparar documents i reunions del pla poden causar retards. Degut a la quantitat de temps i dificultat que comporta la resposta a una sol·licitud de propostes, algunes empreses poden decidir no participar. Definir exactament el que l'empresa vol comprar pot ser difícil, i els requisits poc clars sovint generen propostes insatisfactòries de proveïdors potencials. A més, les propostes poden ser llargues i difícils per a que l'empresa compradora els avaluï efectivament.
Elements clau
Una petició de propostes ben escrita hauria d'incloure diversos elements clau. A banda dels elements bàsics, com ara un resum del negoci a realitzar, una descripció dels béns o serveis sol·licitats i requisits detallats del negoci, les sol·licituds de propostes també han d'incloure informació per als proveïdors sobre com respondre. S'ha d'incloure informació per als proveïdors sobre com apropar-se al comprador, el procediment d'avaluació a utilitzar, el format de la proposta desitjada, la data límit, els criteris de selecció a utilitzar, la informació de contacte i el calendari previst per al projecte.
