Quan una empresa gasta diners per pagar una despesa, ja sigui en efectiu, xec, transferència electrònica o qualsevol altre mètode, es coneix com un desemborsament en efectiu en el món de la comptabilitat. Un informe de desemborsament en efectiu és un registre de cada transacció que ha implicat efectiu pagat per l'empresa per qualsevol motiu. L'informe sol generar el paquet de programari de comptabilitat de la companyia, com QuickBooks.
Consells
-
L'informe de desemborsament en efectiu és un registre de totes les transaccions individuals que impliquen efectiu pagat per una empresa.
Què és un desemborsament en efectiu?
Els desemborsaments en efectiu representen les transaccions de despeses individuals que constitueixen els totals de despeses mostrats en el compte de resultats d'una empresa. Això inclou els pagaments per sous i salaris, inventari, serveis legals exteriors, lloguer de l'edifici i qualsevol altra despesa que l'empresa incorri. Quan l'empresa paga les factures, registra els pagaments a un diari de desemborsaments d'efectiu en el seu sistema de comptabilitat.
L'estat de resultats obté un desemborsament d'efectiu a un nivell elevat, i les despeses es mostren en diferents períodes de temps, depenent de si l'empresa utilitza la comptabilitat en efectiu o de deute.
El diari de desemborsament d'efectiu
A la comptabilitat, el terme "diari" s'utilitza per descriure una llista de transaccions registrades que han estat segregades per tipus. Un negoci sol utilitzar diverses revistes en el seu sistema de comptabilitat, com ara un diari de vendes, rebuts d'efectiu, desemborsaments en efectiu i una revista general. En molts paquets de programari de comptabilitat, els usuaris no veuen els diaris individuals.
Aquestes transaccions es publiquen a la revista general de la companyia perquè quan un usuari genera xecs o introdueix factures al sistema, les entrades es realitzen automàticament a cada diari específic i després es transfereixen al diari general. Això ha eliminat la necessitat de registrar les transaccions manualment en una revista individual, com ara el diari de desemborsament en efectiu. Quan les transaccions comptables es van registrar a mà, les entrades s'han registrat manualment en un diari de desemborsament en efectiu i després es transferiran a un diari general.
Protecció de l'efectiu de la companyia
Un dels usos més importants per a un informe de desemborsament en efectiu és ajudar a mantenir controls interns ajustats sobre els efectius que deixa la companyia perquè no acabi en mans equivocades. Això forma part d'un procés més gran de controls interns en efectiu que inclou molts passos, com ara la segregació de funcions, el que significa que no es gestionen transaccions financeres de principi a fi per només un empleat.
L'informe de desemborsament en efectiu pot donar als propietaris de negocis la informació necessària sobre les despeses per ajudar-los a gestionar-los amb el temps. Per exemple, mostra quant s'ha gastat en l'inventari del mes, la quantitat que es gasta en els salaris, arrendaments i despeses de personal per a qualsevol servei extern. El diari de desemborsament d'efectiu es pot utilitzar com a recurs per planificar decisions futures de gestió d'efectiu. L'informe també proporciona un nivell de detall que és necessari per ajudar a evitar que qualsevol persona de la companyia pugui malversar o malversar diners en efectiu. Per exemple, la revisió de l'informe al llarg del temps pot ajudar a seguir els patrons de pagament per detectar activitat inusual o per detectar i verificar grans desemborsaments per assegurar-se que són legítims.
Quan l'empresa desemborsa diners en efectiu, sempre ha d'utilitzar un xec preestablert i numerat i tenir polítiques sobre qui pot autoritzar els pagaments de xec a l'empresa. A més, quan una empresa paga factures, cal marcar-les com a pagades per evitar dobles pagaments sense escrúpols o erronis. La revisió dels informes de desemborsament en efectiu cada mes és una manera eficaç de captar aquest i altres problemes.
És important que una empresa tingui una quantitat molt limitada de persones, potser de tres o quatre màximes, que tinguin autorització per signar controls de la companyia. Si es mostra un desemborsament inusual en un informe de desemborsament en efectiu, es converteix en un assumpte senzill de fer un seguiment de la còpia i parlar amb la persona que va signar el xec per verificar la transacció. Els signants de comprovació han de tenir un nivell d'autoritat important i adequat dins de l'empresa.
