Els directors d'una empresa sovint emeten una gestió d'efectiu com una pràctica àmplia que pot incloure la cultura operativa general de l'organització, que abasta tots els segments, la funció, la unitat de negoci, el procés i el mecanisme. Les polítiques centrals de gestió d'efectiu són procediments relacionats amb els comptes de desemborsament, especialment aquells relacionats amb fluxos de diners significatius i inversions a llarg termini.
Definició
Una empresa utilitza comptes de desemborsament per controlar els diners per a les despeses tan diverses com la nòmina, els litigis, les multes reguladores, el manteniment dels equips i els subministraments d'oficina. Qualsevol compte que es dediqui a l'empresa per controlar el que surt i el que entra, les bodegues corporatives es poden qualificar com a compte de sortida. Tenint en compte la importància d'aquest compte, molts pensaments estratègics van a la formulació i adopció de procediments de desemborsament. D'aquesta manera, les contribucions directes dels caps de departament i gestors d'operacions reforcen l'autoritat del manual de política corporativa i milloren el flux narratiu subjacent, que són criteris importants que ajuden els empleats a comprendre clarament com desemborsar fons, quan fer-ho, a qui sol·licitar l'aprovació i com informar les remeses.
Seguiment d'activitats empresarials
Per a una empresa, un manual de procediments de pagament ben pensat proporciona als caps del segment les palanques necessàries per supervisar l'activitat empresarial, explica amb exactitud els diners de les empreses i evita l'apropiació indeguda dels actius, especialment el robatori d'efectiu. Per exemple, el tresorer empresarial pot treballar conjuntament amb el personal del departament de comptabilitat per establir les bases per a una gestió eficaç de l'efectiu, incrustant als subordinats la importància de coses com ara el seguiment de xecs, la vigilància del compte de desemborsament i l'informe financer periòdic. Aquesta última pràctica és essencial per esbrinar quants efectius van sortir dels comptes de desemborsament durant un període determinat, com ara un mes o un trimestre.
Cost del risc
A les economies modernes, el lideratge d'una empresa no pot permetre gaire marge sobre com els empleats gestionen els comptes de desemborsament, tement que un enfocament sense límits per a l'administració de diners en efectiu podria costar els diners de l'empresa per la carretera. Això és degut a que els executius sèniors han de gestionar els diners de la companyia de manera intel·ligent perquè els inversors i els prestadors percebin l'organització com un menor risc de crèdit. En cas contrari, els creditors poden augmentar el cost de l'endeutament de l'empresa i cobrar els tipus d'interès més alts: un desenvolupament advers per a l'empresa, especialment si necessita diners frescos per afrontar el tedi competitiu, ampliar les vendes i fer tot el que una empresa ha de seguir romanent en negoci temps.
Eines i implicació del personal
El personal pagador de comptes treballa conjuntament amb els tresoreris i els administradors financers per supervisar el rendiment dels comptes de desemborsament i esbrinar per què l'organització ha de pagar els diners en efectiu. Per realitzar tasques amb eficàcia, aquests professionals utilitzen eines tan diverses com el programari de gestió d'efectiu, programes d'anàlisi financera, programari de planificació de recursos empresarials i aplicacions de gestió de comptes a cobrar i pagaments.
