Si teniu previst treballar com a secretari o un assistent administratiu, heu d'assegurar-vos que tingueu les competències adequades. El paper del secretari i de l'assistent administratiu ha canviat ràpidament en els darrers anys, i les habilitats que aquestes persones necessiten també han evolucionat. La comprensió de quines habilitats i habilitats són més importants pot facilitar la cerca del lloc de treball i tenir més èxit.
Habilitats informàtiques
Actualment, la majoria dels treballs de secretaria es realitzen a les computadores, de manera que les secretàries han de disposar d'habilitats informàtiques sòlides. Aquestes habilitats inclouen la possibilitat d'utilitzar paquets de programari d'oficina principals com Microsoft Office. Els secretaris serien familiars de diverses versions diferents de Microsoft Office, ja que no totes les empreses utilitzen la versió més recent.
Bones habilitats de comunicació
Els secretaris han de tenir sòlides habilitats de comunicació, tant escrites com verbals. Sovint els secretaris solen comunicar-se en nom dels seus caps, i han de poder presentar-se a si mateixos i als seus empleadors, amb la millor llum possible. Sovint es demana als secretaris que componguin lletres amb només una instrucció mínima dels seus caps. Això vol dir que han de tenir un domini excel·lent de la llengua anglesa, i una comprensió ferma de l'etiqueta empresarial i els formats de comunicació empresarial adequats. La necessitat d'una comunicació excel·lent s'estén a tots els àmbits, des de comunicacions relativament informals com el correu electrònic i la missatgeria instantània, fins a propostes empresarials i cartes formals.
Habilitats d'escriptura i administració
Els secretaris han de tenir habilitats de mecanografia molt fortes, ja que es gasten bona part del seu dia escrivint cartes, memos, correus electrònics i altres comunicacions escrites. Molts empresaris requereixen que els sol·licitants de la secretaria facin una prova de mecanografia, així que preparen i practiquen les seves habilitats de mecanografia abans de l'entrevista. Moltes secretàries també realitzen funcions administratives, com la comptabilitat bàsica i la nòmina. Les habilitats de matemàtiques fortes són importants en les professions de secretaria, de manera que la millora d'aquestes habilitats és molt important.
Habilitats de la gent
Les habilitats interpersonals fortes són essencials per a qualsevol secretari o auxiliar administratiu. Aquests individus treballen habitualment amb diferents departaments, i han de ser capaços de portar-se bé amb tots els membres de l'organització per tal de fer el treball amb eficàcia. Els secretaris també treballen amb aquells que queden fora de l'organització, que sovint serveixen de suport per als seus caps. Una actitud amistosa i la capacitat d'apropar-se amb els altres és essencial per a aquest treball.
