Els esdeveniments de recaptació de fons presenten la gamma de petites salutacions socials i temàtiques a esdeveniments públics. Segons P. Burke Keegan, autor de "Recaptació de fons per a organitzacions sense ànim de lucre", abans de planificar un esdeveniment, haureu de poder identificar el 50 per cent dels assistents per a una reunió privada petita. Per a una extravagància, el 35 per cent farà, diu. Encara que un anunci en el document dibuixa tots els assistents a un esdeveniment públic al parc, els esdeveniments que necessiten un alt compromís financer o una llista limitada de convidats requereixen una invitació personal per garantir l'assistència d'aquest grup bàsic.
Trieu el format. Reserva cartes detallades de pàgines múltiples per a possibles patrocinadors d'esdeveniments o per a fer front als principals donants. Per a la llista de convidats, la presència individual o parella a l'esdeveniment continua sent l'objectiu principal. Seleccioneu una targeta impresa o gravada per a un esdeveniment més formal. Per a esdeveniments de vestimenta informal, n'hi ha prou amb una carta impresa.
Obriu la invitació amb una salutació o un anunci d'inclusió. Per obtenir una carta, dirigeu-vos a la invitació mitjançant el títol social de l'individu, com ara el Dr., el Sr., la Sra o la Missa. Amplieu la invitació en nom de l'organització. Si la invitació no està personalitzada, oblideu dirigir-vos a l'individu per nom i començar amb el missatge de l'organització. Per exemple, "The Widget Collector's Foundation us convida cordialment a assistir a Gala Under the Stars".
Elaboració sobre els detalls de l'esdeveniment. Definiu el format i el propòsit de l'esdeveniment, per exemple: "Un sopar formal amb beneficis que beneficien al Programa de divulgació de WCF". Enteneu al destinatari les notícies d'un famós que assisteixi com a mestre de cerimònies o un ponent principal.
Inclou l'hora, la data i la ubicació. Demana als assistents que responguin a un voluntari o empleat benèfic determinat oa una adreça de correu electrònic específica.
Indiqueu la tarifa d'inscripció. Indiqueu si es valora per cada persona, partit, taula o equip. Anuncieu els descomptes per a la compra avançada de bitllets.
Afegiu el número principal del lloc perquè els assistents perduts puguin aclarir les indicacions el dia de l'esdeveniment. Aclareu el propòsit del número. Per exemple, escriviu "Només per a indicacions". Alternativament, imprimiu un petit mapa al revers d'una carta o incloeu una petita inserció del mapa dins d'una targeta d'invitació.
Tanca amb un ganxo. Els convidats de Rally assisteixen amb un últim motiu. Recordeu-los perquè l'esdeveniment és important. Per exemple, "Salvem els gossos al Comtat d'Orange junts".
