Tant si s'envien pel servei postal com per correu electrònic, les lletres comercials sempre segueixen un format i estil específics. Seguint el format, arribeu al punt ràpidament i informa al vostre lector sobre altres documents relacionats que heu inclòs, com ara un currículum vitae, un contracte signat o còpies de factures pagades. Detallar els fitxers adjunts al cos de la vostra carta i assenyalar-los al final de la vostra carta és una manera professional d'ajudar al receptor a comprendre per què està escrivint i quins materials addicionals ha enviat.
Digueu-li al lector per què està escrivint
Una carta de negocis ben escrit comença amb una sola frase explicant per què està escrivint. Indiqueu al destinatari què i quants documents adjunteu i per què els inclou. Hauríeu de començar amb frases com "Estic adjuntant el meu currículum per a la posició del subdirectora" o "Adjunt és una còpia de la carta que he rebut confirmant el meu pagament recent".
Eviteu ser massa formal
La seva carta de negocis no hauria d'incloure la frase molt més formal "Trobeu-la tancada …" Si bé no és gramaticalment incorrecta, aquest tipus de llenguatge formal s'utilitza principalment en revistes acadèmiques, documents oficials i llocs on es requereix un grau de gravetat major. Com a regla general, eviteu un llenguatge excessivament formal en la vostra correspondència comercial i correus electrònics diaris.
Llista els fitxers adjunts o tancaments a sota de la vostra signatura
A la part inferior de la lletra, després de la línia de signatura, és el lloc adequat per a la llista dels fitxers adjunts. Si envieu el correu electrònic, feu doble espai després de la signatura i, a continuació, citeu els fitxers adjunts amb una notació breu, com ara "Adjunt: Reprendre per a Jane K. Doe". Si envieu una carta a través del servei postal, afegiu una nota que descrigui breument els tancaments dues línies sota la signatura. Podeu escriure la paraula "recinte tancat" (Exemple: "Recinte: Resum mensual del mercat") o utilitzar l'abreviació comercial comú "enc" ("Enc: Resume for John K. Doe)
Consells addicionals per a correu electrònic empresarial
Com admetre fitxers: El format és crític en enviar un correu electrònic empresarial. El nom del fitxer del fitxer adjunt s'hauria de relacionar amb el vostre correu electrònic. Incloeu el vostre nom, una breu descripció del tema i la data del correu electrònic. Si hi ha més d'una pàgina al fitxer adjunt, indiqueu-ho també.
Adjunta fotos de forma eficient: Si envieu fotos, assegureu-vos de retallar les vostres fotos per mostrar només el que és rellevant i en una mida petita o mitjana que es baixarà ràpidament a l'ordinador o al dispositiu del vostre destinatari.
Assegureu-vos d'incloure tot: Abans de segellar el sobre o prémer el botó d'enviar, assegureu-vos que els tancaments estiguin en el sobre o que hàgiu adjuntat els vostres documents al vostre correu electrònic. Molts reclutadors i altres empreses poden descartar cartes que no inclouen els fitxers adjunts sol·licitats. També dóna la impressió que el remitent no té cura.
