Qualsevol que treballi o gestioni una oficina entengui la importància de mantenir un inventari de material d'oficina. Res no fa que el progrés del treball s'aturi més ràpid que no pas els conceptes bàsics com bolígrafs, cartutxos de tòner, paper i sobres. Un cop tingueu els subministraments a la mà, és important fer un seguiment de la despesa i l'ús seguint unes senzilles regles de gestió bàsica d'inventari.
Gatekeeper
Una de les primeres regles de bona gestió d'inventaris és assegurar-se que tingui un gerent. Nomenar un gatekeeper. El manteniment reeixit de l'inventari significa conèixer el que està a la vostra disposició i quant de temps ha estat allà, registrant el valor de l'inventari i el seguiment en què surt quan surt de l'àrea de subministrament. Els subministraments d'oficina inclouen molts elements petits que poden desaparèixer fàcilment. L'inventari s'ha de mantenir en una zona protegida amb accés limitat a uns pocs empleats clau. Manteniu un registre d'elements no distribuïts i elements reemplaçats.
FIFO
FIFO és un acrònim per a primer cop, en primer lloc. Es tracta d'un termini comptable per informar el valor de l'inventari i s'assegura que els elements comprats primer s'utilitzin primer perquè el valor segueix sent precís. Aquesta és també una forma intel·ligent d'evitar que l'inventari es torni vell, obsolet o obsolet. Els articles comprats primer s'han d'utilitzar primer. Quan es compra un inventari de reemplaçament, arrossegueu-lo darrere de l'inventari més antic i indiqueu als empleats que prengueu subministraments des del front. Els articles amb tinta es poden assecar, el paper pot estar groc i les peces de l'equip poden quedar obsoletes. Utilitzeu el mètode FIFO per reduir els residus i mantenir el vostre inventari fresc.
Aprofita la compra
Mantenir un inventari de subministraments d'oficina ofereix a l'empresa l'oportunitat de comprar grans quantitats, el que es tradueix en estalvis en descompte. Aquest estalvi s'acumula ràpidament a l'hora de comprar els productes més populars a granel. Si la compra de totes les necessitats de subministrament d'oficines es concedeix a un únic proveïdor, utilitzeu aquest poder de compra per negociar estalvis en compres més petites. Aprofita els programes de recompenses oferts pels proveïdors. El negoci de subministrament d'oficines és competitiu, així que utilitzeu un procés d'oferta per determinar quina empresa té el millor programa per a les vostres necessitats.
Organització
La clau per a una gestió d'inventari exitosa és en l'organització dels subministraments. Perquè un sistema sigui eficaç, els empleats han de poder accedir a allò que necessiten, quan ho necessiten. Els subministraments s'han de deixar anar amb els articles més utilitzats a nivell dels ulls i de fàcil accés. Emmagatzemeu articles menys utilitzats en prestatges superiors, però assegureu-vos que no us oblideu. Publica una llista d'inventari del que està emmagatzemat i on es pot trobar. Mantenir la zona neta i ordenada. Reemplaça elements amb el temps de lliurament suficient per evitar que s'executi, especialment elements crítics. Purgeu elements obsolets de forma regular.
