En notificar a un empleat, proveïdor o titular de la política que el seu contracte no es renova, haureu d'enviar una carta de no renovació. L'escriptura d'aquesta carta amb tacte i professionalitat pot facilitar una separació amistosa, sense oblidar el temps d'estalvi i l'angoixa. Aquesta és una maniobra alguna cosa complicada; la carta de no renovació ha d'estar equilibrada entre una posició fermament declarada i una sensibilitat per a les emocions del destinatari.
Demana clarament la vostra intenció
Indiqueu clarament el vostre propòsit. L'ambigüitat pot obrir la porta més tard per confusió. Després d'indicar el nom de l'empresa o organització en qüestió, expliqui que el lector no està renovat. Per a assumptes més delicats, com ara una posició de treball, la carta ha de seguir una trucada telefònica o una reunió personal explicant breument els motius de no renovació.
Exemple:
Rebeu aquesta carta perquè actualment ens proporciona un servei de cafè mensual per a la nostra oficina que hem de cancel·lar efectiu el proper mes.
Proporcioneu el Backstory
Dóna una raó honesta a la no renovació. El destinatari mereix una explicació vàlida per a la decisió. En molts casos, la raó pot ser tan senzilla com un canvi en la política, retallades de pressupost o la terminació regular de la posició. Si la decisió es basava en un rendiment deficient, diguem-ho amb un exemple. Eviteu la catietat o declaracions excessivament acusadores; en canvi, romangui tranquil i professional. Assegureu-vos que teniu informes d'incidents específics per fer una còpia de seguretat de qualsevol afirmació d'error o d'un rendiment deficient si la decisió es posa en dubte.
Exemple:
No es renova a causa del vostre rendiment en la capacitat de treball, especialment en termes de puntualitat i compromís amb la feina.
Parleu sobre les opcions disponibles
Expliqueu les opcions disponibles per al destinatari. Per a un canvi de política, doneu alternatives i una data de finalització específica. En un lloc de treball o un contracte de proveïdor sense renovació, és fonamental no només donar un termini, sinó instruccions relatives al temps i les responsabilitats restants de vacances. Aquesta és també una oportunitat, en cas de triar, informar al destinatari sobre el procés per apel·lar a la no renovació. Proporcioneu informació de contacte per al responsable d'aquest procés o un enllaç al lloc web adequat per obtenir més informació.
Exemple:
Tingueu en compte que el vostre servei amb nosaltres finalitzarà el dia 1 de febrer efectiu. Encara que actualment no necessitem els vostres serveis, podrem que en el futur s'expandeixi el pressupost, així que no oblideu consultar-nos més endavant l'any a mesura que reevaluem la nostra necessitats.
Compte de cortesia
Sigues cortès. En molts casos, una no renovació sorprèn al destinatari i pot ser una carta difícil de llegir ja que sovint representa una vida important o un canvi d'ingressos. Gràcies a l'empleat, el titular de la pòlissa o el proveïdor pel seu temps i contribucions al negoci i, si escau, els desitgem sort en els seus futurs esforços. No obstant això, no al·ludeix a cap dubte o dubte sobre la decisió, ja que això pot suggerir al destinatari que ell o ella contestés la decisió, o fins i tot la portés a la cort.
Exemple:
Gràcies per la valuosa contribució que ha realitzat al nostre negoci. Us desitgem sort en els futurs esforços.
El format adequat
Firmeu la lletra amb el vostre nom i posició. Doneu el vostre títol i la vostra informació de contacte perquè el destinatari comprengui la vostra autoritat en la decisió i us podrà comunicar amb les vostres preguntes. Si simplement informeu d'un canvi de política, afegiu que la no renovació s'ajusta a aquesta política i adjunta-la com a referència.
Assegureu-vos de llegir la petita impressió
Si teniu un contracte escrit amb la persona o servei que esteu triant per no renovar, assegureu-vos de llegir la lletra petita. Hi pot haver dades específiques sobre com i quan pot rescindir el contracte que ha de seguir perquè no es produeixi una infracció de la situació del contracte. Si es tracta d'un contracte de renovació automàtica, com per exemple, per a un servei mensual, escriviu per escrit la sol·licitud de rescindir-la i enviar-la al departament corresponent. Assegureu-vos d'incloure la data en què voleu cancel·lar el servei. Depèn de tu si voleu incloure el motiu pel qual. Si no cancé abans del període de renovació, pot estar atrapat amb una tarifa de terminació, així que tingueu en compte els terminis per cancel·lar quan entris en un contracte de renovació automàtica.
