Una de les formes comunes de comunicació en empreses i ciències és l'elaboració d'informes. Redactar informes empresarials i tècnics requereix habilitats d'escriptura i organització, capacitats de recerca i la capacitat d'interpretar dades i presentar-la d'una manera que els experts puguin apreciar i que un deixeble pugui entendre. Els informes empresarials i tècnics tenen molts dels mateixos elements, per tant, la principal diferència entre els informes comercials i els informes tècnics en general és el tema.
Determineu el vostre públic i com es difondrà la vostra informació comercial i tècnica. Ja sigui que esteu escrivint per a un grup d'experts o compartiu coneixements comercials amb un grup d'estudiants, conèixer el vostre públic ajudarà a construir un informe informatiu i ben rebut. Decidiu si el vostre informe és simplement una forma escrita de comunicació o una presentació multimèdia. Si teniu un ús de la tecnologia que beneficia la presentació, en tot cas incorporar gràfics, diapositives, vídeo o altres maneres d'il·lustrar alguns dels punts de l'informe.
Realitza investigacions sobre tipus d'informes comercials i informes tècnics. Reviseu els informes i les plantilles d'exemple per familiaritzar-vos amb el tipus d'informació que es preveu a la vostra pròpia comunicació empresarial.
Descriviu el vostre tema i incloeu subtemes per ajudar-vos en el procés d'investigació. Prepara un esbós per mantenir el focus a cada secció i l'ajudeu a evitar meandres, que poden produir una presentació desorganitzada. Informes tècnics o tècnics típics inclouen les seccions següents: introducció; qualificacions i tema de fons; dades de recerca; conclusions; i consideracions futures.
Esborreu la primera secció substantiva de la vostra empresa o informe tècnic. Comenceu amb la descripció de les vostres qualificacions, interessos i raons per les quals la vostra informació és valuosa. Expliqueu com el vostre públic pot utilitzar la vostra informació o com s'han d'interpretar les vostres dades. No li està dient al públic com percebre les seves troballes o com formular opinions sobre el seu informe. En lloc d'això, l'informe ha de començar amb el context de la vostra informació. Per exemple, si escriu sobre les tendències del lloc de treball relatives al teletreball, expliqueu com les empreses poden utilitzar les vostres troballes per formular els arranjaments de teletransportistes.
Muntar resultats i dades de recerca. Organitzar la vostra recerca és extremadament important perquè el vostre públic qüestiona la vostra experiència si presenteu resultats poc fiables, antiquats o invàlids. Assegureu-vos que les vostres dades són especialment rellevants per al vostre tema i que la reestructuren d'una manera que sigui comprensible.A menys que el públic estigui format només per experts amb coneixements profunds d'argot tècnic i empresarial, mantingui la seva recerca senzilla. Argot de substitució amb termes que són familiars per al lector i resumeixen la vostra recerca de manera atractiva.
Prepareu un debat sobre les vostres conclusions, incloses les vostres conclusions i suggeriu maneres d'incorporar el vostre informe als processos comercials o tècnics. Sense desarticular-se, articula les teves troballes d'una manera innovadora i creativa. De vegades, els informes empresarials i tècnics tenen una reputació de ser seriosos i conservadors. Podeu inspirar l'ús creatiu del vostre informe a través de la visualització de dades que els espectadors que puguin pensar cap endavant puguin utilitzar.
Muntar les seccions del document en ordre lògic. Escriviu una breu introducció després d'haver completat totes les seccions, sovint és més fàcil de compondre una introducció una vegada que tingui la possibilitat de revisar el vostre esborrany general. La vostra introducció hauria de ser concisa: el propòsit de la vostra introducció és proporcionar al públic una visió del tema del vostre negoci o informe tècnic.
Permetre temps per perfeccionar i editar el vostre informe. És una bona idea deixar de costat l'informe i tornar-hi un dia o dos després amb un nou joc d'ulls. Si és possible, pregunteu a un col · lega que revisi el vostre esborrany. Incorporeu qualsevol suggeriment que us agregueu a la credibilitat i usabilitat de la vostra informació.
