Per operar una empresa de forma responsable, heu d'estar preparats per complir tots els requisits, ja siguin definits per la llei, un contacte comercial o el vostre propi manual de procediments comercials. També és possible que hàgiu de preparar o sol·licitar una declaració formal dels requisits, SOR, en algun moment de la realització de negocis. Una declaració de requeriments té un significat molt important en negocis per a empreses, B2B, transaccions.
RFPs
Es necessita una declaració de requisits en les transaccions B2B on una empresa està llançant un producte o servei a un altre. El SOR és necessari perquè el proveïdor potencial - venedor - pugui preparar una petició de proposta, RFP, per al comprador potencial. El venedor ha d'entendre les necessitats, preferències i objectius de l'altre negoci, així com qualsevol condició que pugui afectar l'èxit de l'acord.
Exemples de requisits
Els punts o seccions que figuren en una declaració estàndard dels requisits varien segons el negoci. Per exemple, una empresa de programari intenta vendre un sistema a una empresa. Els punts comuns en el comunicat poden incloure una llista del maquinari que l'empresa utilitza actualment, les activitats comercials habituals que requereixin el programari, el pressupost, els nivells d'experiència dels empleats que utilitzaran el programari i una descripció general de l'entorn laboral.
Consideracions
Un gestor d'empreses que prepara un SOR a fons quan la recerca de RFP de diversos venedors millora les seves possibilitats d'aconseguir exactament el que necessita. Els venedors solen contractar persones que s'especialitzen a l'hora de dissenyar una declaració de requisits del client potencial a la solució ideal. En alguns casos, el proveïdor podria decidir disminuir la RFP si determina que els requisits estan fora de l'abast o pressupost de la seva empresa.
Significat alternatiu
Una altra definició d'un SOR està relacionada amb un projecte en general. En configurar un projecte, de vegades és necessari escriure un document SOR per ajudar a guiar els membres de l'equip. Per exemple, si un equip necessita presentar un pla de publicitat per a una nova promoció, ajuda a preparar un SOR que expliqui cada pas necessari per completar amb èxit l'objectiu del projecte. Els components d'un SOR degudament preparat inclouen els noms dels participants, objectius, a llarg i curt termini, resultats, fites i estimacions de costos del projecte.
