Les polítiques i els procediments per a una oficina mèdica o clínica són fonamentals per establir els estàndards d'assistència sanitària i administratius que es preveu que els clínics es reuneixin. Un manual de polítiques i procediments informa als metges, infermeres i altres funcionaris de l'oficina com realitzar determinats deures perquè puguin proporcionar una atenció de qualitat als pacients. Atès que la indústria de la salut és complexa i està gestionada per nombroses regulacions, un manual de polítiques i procediments també determina quines lleis s'han de complir. L'escriptura de polítiques i procediments mèdics és una pràctica permanent, ja que les lleis canviants en l'assistència sanitària sovint obliguen a canviar les polítiques de la seva oficina mèdica.
Feu una llista de les categories o seccions que voleu tenir al vostre manual de polítiques i procediments. Exemples de categories que normalment es troben en la política mèdica i els llibres de procediments inclouen, entre d'altres, Assegurances, Presentació mèdica, Presentació de reclamacions i facturació, Seguretat del pacient, Seguretat dels empleats, Credencials i Privilegis, Farmacologia, Drets dels clients, Confidencialitat i Formació d'empleats.
Identifiqueu els requisits legals o els requisits de llicència que pertanyen a la vostra línia de treball mèdic. Per exemple, si està escrivint polítiques i procediments per a una oficina de cardiologia, la seva clínica pot tenir un conjunt específic de normatives per seguir que siguin diferents de les que ha d'adherir-se a una oficina de patologia. Per escriure polítiques i procediments efectius, les vostres polítiques han d'estar d'acord amb les normes federals.
Creeu una plantilla per a les vostres polítiques i procediments. Les plantilles us ajudaran a mantenir cada política que redacteu de forma coherent i estandarditzada. La plantilla ha d'incloure el títol o el nombre de la política, el propòsit de la política, l'aplicabilitat i els passos dels procediments que s'han de dur a terme. També podeu incloure un avís d'addició si la política va acompanyada d'una forma mèdica particular. Per exemple, si està escrivint una política i un procediment per a "la ingesta de pacients", adjuntaria el formulari d'ingrés al pacient al final de la pòlissa.
Utilitzeu les categories principals de polítiques per trobar polítiques individuals. Si la vostra categoria de política principal és Confidencialitat, és possible que tingueu dues polítiques diferents dins d'aquesta secció, com ara Seguretat electrònica i divulgació d'informació de salut del pacient. Sota la vostra categoria de presentació mèdica, és possible que tingui polítiques per a la presentació oportuna i per a sol·licituds de registres mèdics.
Comenceu a escriure els procediments per a cada política que voleu incloure al vostre llibre. Escriviu-los directament a les plantilles i etiquetar-los com a projectes ara mateix. Sigui tan específic com sigui possible per a cada política que escriviu. Tots els passos han de ser clarament esbossats i fàcils d'entendre.
Creeu una taula de continguts per a la vostra política mèdica i el llibre de procediments. Una taula de continguts ajuda a mantenir les coses organitzades perquè els lectors puguin trobar la política i el procediment que cerquen amb facilitat.
Assegureu-vos que les vostres polítiques siguin compatibles amb HIPAA. HIPAA, la Llei de Portabilitat i Responsabilitat de l'Assegurança de Salut, és una regulació federal que fa il·legal que les entitats sanitàries puguin alliberar la informació de salut del pacient sense el consentiment del pacient. L'incompliment de les normes de HIPAA pot provocar que la vostra organització sigui multat per incompliment, i pot portar a un plec de llei si un pacient considera que la seva confidencialitat ha estat violada.
Envieu els vostres projectes de política i procediments a l'autoritat corresponent de la vostra organització, com ara el director mèdic o el director mèdic principal, per a la seva revisió i aprovació final.
Reviseu les vostres polítiques i procediments anualment per assegurar-vos que no heu de fer cap canvi. Afegiu polítiques noves al vostre llibre quan apareguin i suprimiu les que ja no s'apliquen.
