Les reunions de pressupost són importants perquè us permeten presentar-vos al vostre cap o superiors on el vostre projecte es troba en funció del pressupost. A la reunió podeu discutir possibles augments o disminucions del vostre pressupost assignat i suggerir maneres de reduir costos per mantenir el vostre pressupost en el bon camí. Les reunions del pressupost també us permeten presentar el vostre cas per obtenir més fons per al vostre projecte o treball. Les reunions generals del pressupost determinen com fa un departament o l'empresa econòmicament, i estableix objectius i límits per controlar els diners i resultar rendibles. És relativament fàcil establir una reunió pressupostària.
Articles que necessiteu
-
Sala de conferències o reunions
-
Servei de correu electrònic
Determinar qui ha d'assistir a la reunió del pressupost. Normalment, convé convidar al CFO de la seva empresa, vicepresident de finances o una altra persona a l'equip directiu de la companyia que s'encarregui de les finances. Si treballeu per a una empresa més gran, convida a la persona a la vostra oficina que gestioni els diners, com un controlador o el responsable del departament de comptabilitat. També haureu d'invitar el vostre cap, el director del projecte i qualsevol altre membre del personal relacionat amb el vostre projecte o departament.
Consulteu els horaris de tothom que esteu convidant a la reunió. Busqueu obertures comunes quan tothom estigui previst que estigui a la ciutat i a l'oficina. Algunes eines d'oficina, com ara Microsoft Outlook, us permeten veure els horaris i la disponibilitat d'altres companys de feina.Si no podeu accedir als horaris de tots, pregunteu als assistents o als propis particulars quina és la vostra disponibilitat pròxima.
Trieu una durada de la reunió, com ara 30 o 60 minuts. Permetre temps suficient per presentar la informació del pressupost i deixar espai per a preguntes i temps de discussió. Si creieu que us portarà una hora per presentar la informació del pressupost, seleccioneu una durada de 90 minuts per permetre un temps extra.
Trieu un dia i hora per a la reunió basant-se en la disponibilitat de tothom i la durada de la reunió. Si la vostra reunió dura 90 minuts, seleccioneu el primer espai de 90 minuts quan tots estiguin disponibles.
Envieu una notificació de sol·licitud de reunió per correu electrònic i demaneu que tots els destinataris responguin per indicar si accepten la sol·licitud de la reunió o si no poden fer-ho. O bé, configureu la reunió de la manera antiga, reservant-lo personalment o bé a través de l'assistent de l'assistent. Quan sol·liciteu la reunió, ja sigui en persona o per correu electrònic, proporcioneu breument una visió general d'alt nivell de l'agenda de la reunió: retallades pressupostàries, informes financers, estat de pressupost, etc.
Torneu a programar la reunió si les persones que necessiten estar allí no poden assistir. Trieu el següent espai disponible quan els supervisors financers i altres persones necessàries estiguin disponibles per a la durada planificada de la reunió.
Recordeu a tots els assistents sobre la propera reunió d'aquesta setmana o aquell matí. Si envia la sol·licitud de reunió per correu electrònic, el programari pot recordar automàticament als assistents una notificació electrònica.
Consells
-
Establiu reunions de pressupost recurrents per reunir-se amb les mateixes persones cada mes o setmana per debatre pressupostos de projectes o de departaments.
