Moltes empreses compren sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP) per gestionar diversos processos empresarials dins de l'organització, incloent-hi la comptabilitat, els recursos humans i la compra, en un sistema integrat. SAP: un acrònim per a una frase alemanya que significa l'anàlisi del sistema i el desenvolupament del programa: és un programa informàtic que algunes empreses utilitzen per al seu sistema ERP; inclou funcions per a gairebé totes les operacions comercials.
Flexibilitat
Un avantatge de SAP és la seva flexibilitat. SAP permet a les empreses crear les seves pròpies normes dins de l'estructura SAP. Aquestes regles estableixen els paràmetres per a transaccions acceptables i inacceptables. Per exemple, el sistema no permetrà que una entrada de diari es processi si no s'esgota. Les empreses determinen quins empleats tenen accés a cada àrea en l'entorn SAP. Només el personal qualificat rebrà accés a dades de personal, com ara les taxes salarials. SAP també té la flexibilitat d'integrar les seves dades amb diverses bases de dades. Els usuaris poden descarregar informació en fulls de càlcul per a una anàlisi addicional.
Característiques
SAP permet a les empreses gestionar les transaccions financeres, els cicles de vida del producte i les activitats de la cadena de subministrament. El programari té diverses característiques analítiques, com ara avaluar el rendiment, informar i prendre decisions. SAP pot analitzar dades de qualsevol font i dur a terme decisions de col·laboració. Aquestes característiques permeten que SAP satisfaci les necessitats de moltes empreses complexes i organitzacions governamentals.
Cost elevat
Un desavantatge de SAP és l'alt cost de comprar i implementar aquest programa. L'empresa ha de comprar el programari i el maquinari necessaris per executar els programes de tota l'empresa. Els costos inclouen costos laborals dels empleats de la tecnologia de la informació interna (IT) o consultors externs que supervisen el procés. Una vegada que l'empresa implementa el programari, els empleats necessiten ser entrenats. Això implica entrenar a cada empleat en les funcions a les quals tenen accés. Els costos en curs inclouen el manteniment del programari i les actualitzacions periòdiques.
Complexitat
Un altre desavantatge de SAP és la complexitat incorporada al programari. La majoria de les empreses implementen una característica o funció del programari alhora, permetent als empleats familiaritzar-se amb el programari abans de seguir endavant. El procés d'implementació complet pot trigar diversos anys.
