Com a empresari, és impossible controlar tot. La planificació de contingència consisteix a reconèixer les vostres limitacions i preparar-vos per fer front a coses que no podeu evitar: desastres naturals, terrorisme, fallides de maquinari i altres esdeveniments que amenacen amb deixar de banda les empreses en les seves pistes. Fet correctament, un pla de contingència no us hauria d'espantar. Hauria d'augmentar la capacitat de la vostra empresa per fer front quan les coses no vagin tan bé com s'esperava.
Mantingueu-vos permanent, fins i tot en desastres
Tenir un pla de contingència significa que, quan succeeix l'imprevist, el vostre negoci pot mantenir el millor estat de les operacions possible, depenent de la gravetat del desastre. En lloc d'anar a la fallida quan el vostre edifici es veu afectat per un tornado, l'assegurança de socors que ha comprat pot cobrir costos importants, per exemple. Segons un article de Darrell Rigby sobre "Forbes", el New York Board of Trade es va salvar construint un segon pis comercial fora del World Trade Center. Aquest pla de contingència contra el terrorisme va mantenir la junta sana i en el negoci, malgrat els atacs que van tenir lloc el 11 de setembre de 2001.
Personal capacitat
Un pla de contingència efectiu esbossa qui és el responsable del que fa davant el desastre. Si proveu el vostre pla i fan que els vostres membres del personal coneguin les seves funcions, un pla de contingència estalvia temps si el pitjor passa. En lloc de tenir persones que esperen la direcció, teniu una plantilla plena de persones que saben què fer i com fer-ho. Es perd menys temps per coordinar els empleats i donar comandes, de manera que us pugueu centrar en fer front als problemes que no teniu en compte al vostre pla original.
Pla per al pitjor
Quan planifiqueu el pitjor per endavant, podeu trobar que alguns desastres són realment prevenibles. Assegurar-se i pensar en els riscos de la vostra empresa és tot el que cal per aclarir aquests problemes. Per exemple, potser es pren les bases de dades de la vostra empresa per descomptat, però l'anàlisi del risc revela que s'estan quedant vells i que no teniu cap còpia de seguretat. Reemplaçar l'equip d'envelliment i dissenyar un sistema de còpia de seguretat ajuden a evitar una crisi abans que passi.
Sent més preparat
Quan planifiqueu el que podria passar, està més preparat psicològicament per fer front als imprevistos. Sense cap pla en el seu lloc, cal pensar en quins passos cal prendre primer, segon i tercer per minimitzar el dany causat per esdeveniments catastròfics. Amb un pla de contingència, aquests fonaments ja estan documentats, deixant la vostra ment clara per fer front a problemes de més alt nivell. Quan sàpigues que has fet tot el que pots fer per manejar una mala situació, pots enfocar els problemes amb una actitud tranquil·la i assertiva.
