El mobiliari, l'equipament i els subministraments d'oficina solen figurar com a línies de comanda individuals en un pressupost d'oficina. Quan els diners extra es resten al final de l'any en una línia de comanda particular, aquests fons són els primers a reduir-se o eliminar-se durant les retallades pressupostàries. És important investigar el disseny de mobiliari d'oficina, la durabilitat de l'equip d'oficina i els descomptes d'oferta d'oficina, de manera que pugui utilitzar millor el pressupost assignat en línies de comanda específiques abans que finalitzi l'any fiscal.
Mobles d'oficina
El terme "mobiliari d'oficina" inclou mobles que formen part del disseny de l'oficina i inclou tot el mobiliari gran, com escriptoris, taules, cadires i prestatgeries. Aquests grans articles generalment costen centenars o milers de dòlars per article i duren un mínim de cinc anys. El pressupost per a mobiliari d'oficina pot ser incompatible, ja que la major part de les despeses de mobiliari d'una oficina es pressuposen els costos d'inici de la companyia.Depenent de les necessitats de l'empresa, el pressupost de mobiliari d'oficina es pot reduir dràsticament l'any o dos anys posteriors. Tot i que pot ser necessari reemplaçar alguns mobles d'oficines importants cada vint anys, els mobles d'oficina d'alta qualitat mai no necessiten ser substituïts. Un mobiliari ben dissenyat i funcional pot augmentar la productivitat i l'entusiasme d'un treballador, la qual cosa significa que una inversió en mobiliari d'oficina sovint és una inversió en la imatge de la companyia.
Equip d'oficina
L'equip d'oficina és un element funcional o mecànic utilitzat per facilitar la producció a l'oficina, com ara una màquina de fax o copiadora. Els articles menys costosos, com ara grapadores, generalment es classifiquen com a subministraments d'oficina. L'oficina contemporània requereix una gran quantitat d'equips d'oficina. A partir de 2010, els equips d'oficina bàsics incloïen una computadora per a cada empleat, i una impressora i un escàner s'utilitzen habitualment a cada espai d'oficines. Els equips d'oficina més avançats poden incloure un escàner d'ulleres digitals, càmeres digitals d'alta tecnologia o gravadores de vídeo, i equips de videoconferència, incloent un projector de pantalla plana. Els equips d'oficina poden necessitar ser reemplaçats amb més freqüència que els mobles d'oficina, especialment quan es debuta i utilitza nova tecnologia. Com més important sigui la funció de l'equip d'oficina a l'oficina, més sovint caldrà reemplaçar. Els equips d'oficina que afronten més desgast d'un ús diari i consistent, com ara un ordinador portàtil o un telèfon mòbil, tindran una vida útil més curta i un major cost de manteniment. Els costos de manteniment i reparació d'equips d'oficina han de ser una línia de comanda independent de l'assignació d'equips d'oficina.
Material d'oficina
Els subministraments d'oficina general inclouen tots els elements necessaris per dirigir l'oficina. També es poden comprar petits equips d'oficina, com grapadores i dispensadors de cinta, sota aquesta línia de comanda. El cost d'oferta d'oficina principal pot incloure retallades de paper, formularis i documents impresos, notes adhesives i blocs de notes. Tots els articles que es poden emmagatzemar, com ara bolígrafs, llapis, marcadors i tots els subministraments d'escriptura, també entren en aquesta categoria. Els subministraments d'oficina s'han de repondre contínuament per la seva mobilitat i disposició. Sovint és difícil donar compte de tots els articles petits, especialment quan l'oficina utilitza un gabinet de subministrament obert. Preste molta atenció a l'inventari setmanal i als fulls de factures. Observeu els ítems que esgoten la majoria del pressupost d'oferta d'oficina i compreu-lo. Podeu reduir fàcilment les despeses i augmentar els vostres estalvis investigant els millors preus.
