Organitzar un despatx d'advocats és una forma excel·lent per als paralegals, els secretaris legals i els assistents legals per donar suport als advocats. En els petits despatxos de lleis, els advocats poden fins i tot haver d'organitzar-se. La majoria dels despatxos de la llei tenen un sistema de fitxers centralitzat, i els registres de casos només es consulten als advocats quan sigui necessari per al treball del cas. Com que els advocats passen el temps reunint-se amb els clients, assisteixen a processos judicials, prenen deposicions i realitzen altres casos, depenen de l'organització d'oficines per trobar tràmits quan sigui necessari.
Casos prospectius
Cada advocat de l'oficina d'advocats necessita un sistema de seguiment d'informació relacionada amb casos prospectius.Jim Wirken, advocat de la prova civil i president de la junta directiva del Wirken Law Group de Kansas City, recomana l'ús d'un formulari anomenat Informe prospectiu de matèria nova. Aquest formulari estàndard ajuda a un advocat a fer un seguiment de la informació d'un client potencial, a mantenir notes sobre converses sobre l'assumpte i registrar-hi temps de consultes al respecte. Si un fitxer de cas s'obre més tard, un advocat o persona de suport pot utilitzar aquest formulari per crear un fitxer en paper i un nou fitxer en un sistema de base de dades de gestió de casos.
Organització de fitxers
L'organització de fitxers és la clau per organitzar un despatx d'advocats. Aquest procés és important per organitzar arxius de casos i per organitzar registres comptables. L'organització d'arxius també ajuda a un bufet d'advocats a frenar les percepcions del client sobre la mala pràctica i facilitar la retenció del client. Per als arxius en paper, un despatx d'advocats hauria de desenvolupar un sistema per organitzar cada carpeta d'arxius. Per exemple, en cada secció d'un fitxer, el mateix tipus de documents s'ha de col · locar cada vegada. A cada secció, els documents poden necessitar fitxes de colors (amb números o dates) per indicar on comença i acaba cada document. Els documents s'han de presentar en ordre cronològic, ja sigui amb el document més recent a la part superior o posterior de cada secció.
Un bufet d'advocats pot desenvolupar una guia de carpetes d'arxius i proporcionar-la a tots els empleats. Els nous administradors de fitxers poden necessitar entrenament per comprendre la guia d'arxius. Els advocats i el personal de suport legal han de confiar en el personal de presentació professional per a la majoria de les tasques de presentació.
Emmagatzematge electrònic de dades
Una organització també pot utilitzar un sistema de base de dades de gestió de casos per fer un seguiment de la informació de cas i de comptabilitat. Alguns sistemes de gestió de bases de dades inclouen la capacitat d'adjuntar faxos, documents electrònics i documents escanejats als fitxers de casos a la base de dades electrònica. Alguns sistemes de bases de dades són especialment útils per a tasques no rutinàries, com ara comprovar si un advocat té un conflicte d'interès en representar un client (el que podria provocar una violació ètica).
Els empleats i advocats han de rebre formació sobre com utilitzar aquest sistema de gestió de bases de dades per emmagatzemar informació electrònicament. Una oficina de dret podria desitjar limitar els perfils dels usuaris que poden inserir o eliminar registres per evitar perdre informació important del client.
