Els comptadors defineixen un gravamen com una restricció sobre com una organització utilitza diners. Suposem que el govern de la vostra ciutat voti a gastar 100.000 dòlars en reparar la vorera en tres mesos. Col·locar els diners en un compte de gravació indica al personal de la ciutat que els diners estan compromesos amb el projecte de vorera i no es pot gastar en cap altra cosa. ref1, 2
Consells
-
Un gravamen és qualsevol cosa que reserva ingressos per a un ús futur, com ara un ordre de compra o un deute fiscal. La comptabilitat de gravàmens s'utilitza principalment pels governs per evitar la despesa excessiva dels diners dels contribuents. ref2
Comptabilitat de gravàmens
Una empresa o govern pot encarregar fons de diverses maneres i per diversos motius.
- Escriure un ordre de compra per comprar alguna cosa.
- Signatura d'un contracte comprometent-se a una compra de béns o serveis.
- Deixant de banda els diners per als pagaments d'impostos.
- Reservant efectiu suficient per fer nòmines.
- Reservant diners per pagar els passius contingents. Aquestes són despeses que no es poden produir, com perjudicis si es perd una demanda. ref1
Una vegada que l'organització crea un gravamen, ha de registrar-lo en els llibres de notes. Suposem que una empresa té 2 milions de dòlars en efectiu en un fons apropiat. El propietari signa un ordre de compra de $ 700,000 en equips nous, lliurats en tres mesos. Escriure el gravamen en els llibres de notes recorda a la direcció que la companyia només té 1,3 milions de dòlars per gastar. ref3, p.1
Consells
-
Les fiances també s'utilitzen en béns arrels. La propietat està gravada quan té un gravamen sobre ell, o quan la zonificació restringeix el que es pot utilitzar. Aquest és un concepte independent del terme comptable. ref2
Gravació de gravàmens
La comptabilitat de gravamen marca el gravamen en els comptes de l'organització un cop reservats els diners. Quan realment es paga, el comprador zeroitza el compte de gravamen i informa els diners com una despesa pagada. ref1
Les imposicions comptables governamentals tributen contra el corresponent compte d'apropiació, com ara construcció de carreteres, informàtica o despeses legals. Pagar les despeses després d'haver gravat els diners no afecta l'import dels crèdits. No obstant això, si el gravamen ha de ser elevat o baixat per qualsevol motiu, això augmenta o redueix el compte de crèdits.ref3, p.3
Una organització no ha de gastar tota la quantitat gravada en una sola compra. Si està involucrat en tres demandes, per exemple, pot encarregar els passius contingents per als tres, i després pagar-los una a la vegada. ref4
Redacció d'una presumpció
Una sol·licitud de pregravetat demana a la direcció que estableixi un gravamen. Per exemple, el departament de TI vol fer una compra de $ 30,000 en equips informàtics nous. Fa una sol·licitud de pregrau per aprovar la compra. Si la gestió està d'acord, IT escriu un ordre de compra, que crea el gravamen. ref4
