Moltes organitzacions tenen problemes i, per escriure una memòria sobre la solució d'un problema, heu de seguir els passos específics.. Abans de poder escriure una nota, necessiteu tota la informació relacionada amb el problema, així com amb les persones implicades. De vegades, resoldre un problema és una qüestió de millorar la comunicació.
Determinar o definir el problema és. La memòria hauria de començar amb una declaració de problemes. Aquest és un resum ràpid del que és el problema. Assegureu-vos que poseu aquesta informació en els termes més senzills possibles perquè tots els participants entenguin el problema.
Descobriu possibles causes del problema. El vostre pla d'acció es pot orientar per eliminar les causes.
Escriu qui i què es veu afectat pel problema. Enumereu totes les persones i els departaments afectats i expliqueu com fer-ho. Per exemple, un sistema informàtic inadequat afectarà el departament d'atenció al client, ja que no podrà fer trucades tan ràpidament. Això pot reduir la rendibilitat d'una empresa perquè el mal servei al client pot provocar una pèrdua de quota de mercat.
Feu una llista de les possibles solucions al problema. Una solució podria ser una actualització completa al sistema informàtic. Una altra possible solució és contractar més representants de serveis d'atenció al client per fer front a l'excés de trucades a causa d'un sistema deficient. Escrigui tantes solucions al problema que es pugui trobar.
Recomana la millor solució possible. Expliqueu per què el mètode que trieu és el millor. Determineu qui ajudarà a implementar-lo. La vostra recomanació hauria d'incloure els costos que es faran. Assegureu-vos que la solució tingui un temps d'inici i finalització. Contempla els individus o departaments que participaran en la solució.
