Quan escriviu un informe que es presentarà en una reunió, heu de seguir algunes pautes bàsiques, la majoria de les quals probablement heu après a l'escola. Per exemple, heu d'estar segurs sobre el propòsit del vostre informe, heu de centrar-vos en un subtema definit amb precisió i heu d'escriure amb el vostre públic en ment.
Conegui de antemano els antecedents educatius i de treball dels participants de la reunió. Això us ajuda a saber quina part del tema necessiteu per explicar. Per exemple, imagineu que està redactant un informe sobre la quantitat d'accidents en algunes interseccions de la ciutat que es presentaran a la propera reunió del Comitè de trànsit. Si tres dels cinc membres de la comissió tenen antecedents en l'aplicació de la llei, no hauran d'explicar frases com "navegar un torn".
Recordeu el consell del professorat de l'escola secundària: no intenteu fer front a l'univers. Escriure sobre un segment més petit del tema principal. Fa que el vostre informe sigui més fàcil d'entendre. Per exemple, "seguretat per a vianants" pot ser el tema principal d'un informe d'estudi de trànsit, però l'informe es limita a una part d'aquest tema: millora la seguretat en dues interseccions.
Assegureu-vos de proporcionar prou context a la vostra introducció i conclusió. Això fa que els participants de la reunió entenguin la importància de les vostres propostes. Per exemple, si el vostre informe recomana la contractació de policies auxiliars per treballar al jutjat municipal, la vostra introducció explicaria les lluites d'un any del municipi per compensar els increments dels préstecs extres pagats als agents de policia. La conclusió reiteraria la forma en què aquesta proposta és només una de moltes que pot ajudar el municipi a connectar forats en el seu pressupost.
Deixeu que el títol de l'informe suggereixi si la reunió ha estat programada per resoldre problemes o proporcionar informació.Per exemple, si un directiu ha convocat la reunió per informar els membres de l'equip que augmenten les vendes del darrer trimestre, el títol podria ser "Vendes del tercer trimestre: l'impacte dels nous procediments de servei al client".
Els informes solen tenir com a finalitat influir en les accions d'algú. Mencioneu els comentaris que espereu, i de qui. Per exemple, l'informe del superintendent d'un estudi sobre un augment de les puntuacions dels exàmens dels estudiants pot recomanar que el tauler aprovi una resolució que converteixi un programa d'estudis pilot en permanent.
