Els controls de gestió inclouen una varietat d'eines utilitzades tant per a directius com per a empleats per assegurar-se que el treball pot procedir quan sigui necessari. Tot i que els controls de gestió són una part útil i sovint essencial de fer negocis, és important assegurar-se que aquests controls no interfereixin amb la capacitat dels treballadors de fer el treball.
Normes de control de gestió
Els controls de gestió han de complir sempre amb totes les lleis estatals, locals i federals aplicables. També haurien de proporcionar una garantia raonable de que els actius estiguin protegits contra els residus, el frau i els abusos. Els controls de gestió no s'han d'implementar sense una previsió i una planificació adequades, però haurien de tenir objectius específics que es puguin assolir realment. Finalment, les normes per als controls de gestió han de requerir l'encoratjament tant dels directius com dels empleats d'actuar de forma ètica que mantingui un cert nivell de competència per a tots els treballadors.
Controls preventius
El propòsit dels controls preventius és intentar evitar que els treballadors de tots els nivells cometin errors o defrauden l'organització. Els controls preventius poden incloure elements com ara obligar els treballadors a introduir una contrasenya per iniciar sessió a una computadora o una clau de pas per obtenir accés a una àrea particular del lloc de treball. Aquests controls són essencials en una varietat de situacions de treball. No obstant això, algunes vegades poden afectar la productivitat si no s'implementa correctament. Per exemple, si un empleat de nòmines necessita imprimir xecs de pagament, però el supervisor que tingui accés a l'habitació blocada on es mantingui el xec no està disponible, la productivitat es pot perdre.
Controls detectius
Els controls detectius estan dissenyats per detectar errors i / o activitat fraudulenta després d'haver-se produït. Els informes d'excepció són un exemple de control detectiu. Aquests són informes que recullen elements com ara transaccions incompletes o transaccions que equivalen a una quantitat superior o inferior a la que s'espera en el negoci dia a dia. Els controls detectius són molt eficaços en el descobriment de costosos errors de comptabilitat. No obstant això, poden afectar la productivitat quan es porta a l'extrem. Per exemple, quan un departament sencer està obligat a passar hores buscant un error de cinc centaus, no només es perd la productivitat, però el temps dedicat a buscar aquests pocs diners costarà més diners a l'organització que si fos simplement cancel·lar la diferència.
Ús de controls de gestió per augmentar la productivitat
Tot i que els controls de gestió poden tenir un impacte negatiu en la productivitat quan s'implementen incorrectament, també es poden utilitzar per augmentar la productivitat. Quan els controls de gestió estan en marxa per mesurar i analitzar la productivitat del dia a dia, els administradors poden utilitzar les dades resultants per investigar formes més eficients de fer negocis. Aquests controls també poden ajudar els administradors a determinar formes més efectives de delegar l'autoritat dins de l'organització.
Factors humans
Recordeu sempre que els seus treballadors són humans. No subestimeu l'efecte dels controls de gestió sobre la implicació i la productivitat dels empleats. L'aspecte humà dels controls de gestió s'ha de tenir en compte al dissenyar i implementar aquests controls. S'ha de considerar el comportament humà per garantir que els treballadors estiguin degudament motivats per completar les tasques desitjades. Per exemple, els empleats no s'han de sentir com si s'haguessin implementat controls perquè els administradors creuen que els treballadors no poden confiar. En aquest cas, probablement els treballadors es desmotivaran, cosa que disminuirà la productivitat.
