Un sistema de comptabilitat és normalment un programa comptable informatitzat que manté registres per a una empresa. La informació s'introdueix al sistema i el sistema rastreja i organitza la informació comptable. El sistema d'informació comptable també s'utilitza per proporcionar informació detallada sobre l'empresa, inclosos els estats financers.
Transaccions comercials
Un sistema d'informació comptable està dissenyat per registrar totes les transaccions d'un negoci. Un administrador comptabilitzador introdueix totes les transaccions comercials al programa i les transaccions es publiquen automàticament als comptes corresponents. Això és important perquè qualsevol informació de temps és necessària, es pot trobar a l'ordinador i està organitzada.
Comptes a pagar
Un sistema d'informació comptable permet fer pagaments més fàcils en comptes a pagar. Molts sistemes estan dissenyats per pagar totes les factures amb un clic d'un botó. S'ha seleccionat una data i es comproven automàticament totes les factures vençudes. La majoria dels sistemes permeten que un empleat anul·li seleccioneu determinades factures si una empresa no està preparada per pagar una factura específica.
Comptes a cobrar
Aquest tipus de sistema també permet una facturació més fàcil. La informació es registra al sistema i un empleat escull quan imprimir factures. Això es fa diàriament, setmanalment o mensualment, segons el negoci. El sistema genera totes les factures de manera eficient i senzilla per al secretari.
Estats financers
Un sistema d'informació comptable genera tots els informes financers sense que l'empleat calculi res. Les dates dels informes s'inclouen al sistema i l'ordinador genera informes per a aquest període específic. Això és útil quan es necessita immediatament un informe d'un període diferent. El sistema té la capacitat de generar informes per a qualsevol període de registre de la informació.
Cloenda de cap d'any
El tancament de tancament de l'exercici sol ser un procés tediós per a un comptador. Es crea un saldo d'assaig no ajustat, es fa un ajust de les entrades i es registra, es calcula un saldo d'assaig ajustat, es fan les entrades de tancament i, finalment, es genera un saldo de prova posterior al tancament. Aquest procés és complicat i requereix molt de temps, però amb un sistema d'informació comptable, l'equip fa la major part del treball per compte propi.
