Moltes botigues de queviures i restaurants estan disposats a donar aliments i begudes a organitzacions benèfiques; podria formar part de la seva missió de contribuir a la comunitat. Tracta les donacions d'aliments com a transacció comercial oferint als vostres donants la documentació adequada. Estigui preparat per donar-los una carta de sol·licitud i un rebut per a la seva donació. Com a incentiu, podeu promocionar el vostre negoci incloent el vostre logotip o el vostre nom en els materials promocionals de l'esdeveniment.
Feu una llista de restaurants i supermercats a la vostra zona. Incloeu la informació de contacte, com ara l'adreça i el número de telèfon.
Prepara un script, que llegiràs quan truqueu als restaurants i botigues. El propòsit de la trucada telefònica inicial és recollir informació: qui és el gerent de relacions de la comunitat i si el negoci ofereix donacions d'aliments. Comenceu el script amb una introducció de si mateix, l'organització i l'esdeveniment. Expliqueu que cerqueu donacions d'aliments per a la vostra caritat o esdeveniment i que voleu parlar amb un gestor de relacions de la comunitat. Finalitzeu el vostre script demanant donacions i recopilant informació sobre el contacte adequat.
Truqueu a cada restaurant o supermercat. Seguiu el vostre script com millor sigui possible, però sigui personal i espontani. És una bona idea desenvolupar una relació amb el contacte adequat des del principi. És probable que demana una carta de sol·licitud. Feu-los saber que esteu enviant una. Si heu de deixar un missatge, doneu un resum d'un minut de 30 segons a la vostra organització, a l'esdeveniment, a la sol·licitud i a un número de telèfon. Demana'l que torni a trucar.
Escriu una carta d'una pàgina a cada restaurant i botiga; aquesta carta explicarà la missió i l'esdeveniment de la vostra organització i servirà com a sol·licitud oficial per escrit al possible donant. Personalitza la teva carta al contacte adequat. Incloeu quin és l'estat sense ànim de lucre i el vostre número d'identificació fiscal federal. Esmentar si utilitzaràs els aliments per alimentar-los a clients, voluntaris o tots dos. Especifiqueu els aliments que necessiteu. Deixeu saber al vostre contacte que la truqueu per fer el seguiment durant els propers dies. Incloeu el vostre nom de contacte i número de telèfon.
Envieu o envieu per correu la vostra carta i prepareu un script de seguiment. Llegiràs d'aquest script quan truqueu al vostre contacte per veure si ha rebut la vostra carta. Esment que heu enviat una carta de sol·licitud uns dies enrere i verifica que la va rebre. Repetiu la vostra sol · licitud preguntant al vostre contacte si estan disposats a donar qualsevol element d'aliments o begudes. Quan diuen "Sí", feu-los saber que els portarà un rebut per la seva generosa donació.
Articles que necessiteu
-
Guia telefònica
-
Ordinador
-
Telèfon
-
accés a Internet
-
Impressora
-
Processador de textos
-
Llibre de recepció en blanc
Consells
-
Podeu comprar llibres de recepció en blanc en una botiga d'articles d'oficina. Algunes botigues poden proporcionar articles de la secció de fleca o de productes, que encara són acceptables per servir i preparar-se en àpats. Utilitzeu el vostre esdeveniment com una oportunitat per desenvolupar una relació a llarg termini amb possibles donants, que podrien gaudir de donar a la vostra organització amb regularitat en el futur.
