La nòmina és un aspecte clau de qualsevol negoci amb els empleats. Perquè els empleats i els impostos de la nòmina es paguin a temps i amb precisió, el departament de nòmines s'ha d'estructurar. Per aconseguir l'eficiència dins del departament, l'empresari haurà de documentar els procediments de nòmina. Independentment de si la nòmina és gran o petita, els procediments escrits de nòmina són fonamentals per a una nòmina de pagament exitosa.
Crea formularis de procediments de nòmina. El departament de nòmines sol treballar estretament amb el departament de recursos humans per assegurar el bon pagament i el processament de beneficis dels empleats. En aquest procés s'utilitzen diverses formes: fulls de temps / targetes de temps, formulari W-2, horaris i / o calendaris de nòmina, formularis de sol·licitud de vacances, formularis d'autorització de dipòsit directe i fulls de seguiment de dies de malaltia. Podeu comprar aquests formularis en una botiga de papereria o tenir una empresa d'impressió personalitzada.
Documentar els procediments de cronometratge. El Departament de Treball dels EUA assenyala que podeu utilitzar qualsevol sistema de cronometrador que vulgueu sempre que sigui correcte i complet. Els procediments de cronologia han d'incloure terminis de presentació de fulls de temps i el mètode utilitzat per calcular el temps dels empleats.
Per exemple, escriviu els procediments per a la computació manual de les targetes de temps de l'empleat, com ara arrodonir cap amunt i avall fins a la quarta hora més propera. Si teniu un sistema de cronometrador que transporta automàticament els punxons / swipes dels empleats al programari de nòmina, documenteu els vostres procediments per fer edicions. Això pot incloure que els supervisors us envieu per correu electrònic els canvis abans de la data límit.
Escrigui els procediments de processament de la nòmina. Adapte els seus procediments de processament de la nòmina, de manera que coincideixi amb el vostre sistema de nòmines. Un sistema de nòmines pot ser manual, internament informatitzat o extern (subcontractades). Indiqui els procediments de processament de la nòmina sencer per al vostre sistema particular.
Per exemple, assegureu-vos que teniu un sistema informatitzat intern, on s'utilitza el personal de nòmines i el programari de nòmina del lloc per processar la nòmina. Documentar com utilitzar el programari. Indiqueu com ingressar els salaris dels empleats i com processar els ajustos de pagament, els dipòsits directes, els impostos sobre la nòmina, els dies de beneficis, els ajuts, les prestacions d'assegurança i el pagament de les hores extraordinàries. Inclou els passos per verificar la nòmina abans d'imprimir cheques i abans de tancar la nòmina.
Si teniu diverses freqüències de pagament (com setmanals i quincenals), documenteu com processar-ne cadascun. Els procediments de processament de la nòmina han d'incloure tots els passos de processament, des del començament de cada nòmina fins al seu final.
Inclou procediments de postprocessament. Per exemple, diuen que teniu un departament de comptabilitat o una empresa fiscal externa que s'encarrega dels assumptes fiscals de la companyia. Indiqui els fitxers i informes necessaris que s'han de remetre i a quina persona. Estat a qui ha de rebre xecs / xecs de pagament per a la seva distribució i incloure altres empreses / particulars amb qui haureu d'interactuar. Per exemple, si el departament de nòmines avança els fons de cotització de jubilació al proveïdor del pla de pensions immediatament després de cada processament de la nòmina, inclou els passos necessaris.
Procediments de registre de registres. L'empresari ha de mantenir registres de nòmines durant un mínim de tres anys, segons el Departament de Treball. Procediments d'emmagatzematge i presentació d'estat per a registres de nòmines, W-2s, informes d'impostos sobre nòmines, targetes de temps i altres registres de nòmines.
Consells
-
Actualitzeu els vostres procediments de nòmina cada vegada que es produeixi un canvi de procediment.
