Un dels objectius principals associats a la gestió financera del vostre negoci és garantir que els clients i clients rebin factures oportunes per als productes i serveis que comprin. En funció del vostre mètode de comptabilitat, podeu fer servir comandes de compra, rebuts de vendes i factures per sol·licitar, rebre i registrar pagaments de productes i serveis.
Comandes de compra
Un comprador finalitza un ordre de compra i s'envia a un venedor per sol·licitar la compra de productes o serveis. El comprador utilitza l'ordre de compra per especificar la quantitat d'articles, tipus de servei i preus associats amb la compra. Una comanda de compra és un contracte que obliga al comprador a compensar el venedor dels productes i serveis que figuren en el document un cop el venedor els proporciona. El comprador inicia la transacció mitjançant l'emissió de l'ordre de compra.
Rebuts de vendes
Un rebut de vendes és un document que mostra un comprovant de pagament un cop el comprador adquireix béns i serveis d'un venedor i el compensa per aquestes compres. A diferència d'un ordre de compra, no s'emet un rebut de compra per a futures compres previstes, però només s'emet quan un comprador proporciona el pagament de béns i serveis. Un comprovant de vendes sempre es lliura del venedor al comprador en el moment del pagament.
Factures
Una factura és una factura que detalla béns i serveis que un comprador ha comprat o ha de comprar. Una factura és similar a un ordre de compra, però el venedor l'inicia i s'emet al comprador. Una factura del client descriu el preu, la quantitat i els detalls associats a la transacció. Quan un comprador rep la factura, realitza un acord contractual per pagar els productes i serveis que ha comprat del venedor.
Correccions
A causa de l'error humà, es poden produir problemes amb les ordres de compra, rebuts de vendes i factures. Amb cada forma de documentació, és possible corregir, negociar i modificar els detalls. Si hi ha un error, un venedor pot contactar amb el comprador, o viceversa, per discutir les discrepàncies i emetre documents revisats. Les ordres de compra, els rebuts de vendes i les factures es tracten de la mateixa manera a l'hora de realitzar correccions.
