Les empreses utilitzen una gran quantitat de documentació per tal de mantenir les empreses sense problemes. Fent-ho, generalment resulta en majors ingressos. Dos dels documents més bàsics que utilitzen les empreses són les ordres de venda i les factures. Tot i que hi ha algunes similituds entre els documents (p. Ex., Ambdós poden llistar les adreces de l'empresa i del comprador), també hi ha diferències importants.
Acció
Les comandes de venda indiquen que l'empresa que subministra béns o serveis ha d'actuar (és a dir, per completar l'ordre). En general, això implica trobar el producte, empaquetar-lo, etc., o establir una reunió perquè es puguin prestar serveis. Les factures indiquen que el comprador de béns o serveis ha d'actuar. Això normalment vol dir que el comprador necessita compensar l'empresa de forma monetària per als productes o serveis, que es pot fer enviant a l'empresa un xec o un gir postal, la transferència de diners d'un compte bancari o el lloc web de l'empresa i l'ús d'un formulari en línia. per pagar amb una targeta de crèdit.
Desencadenador
Les comandes de venda es desencadenen per l'ordre de compra del consumidor. Això és degut a que una empresa no pot enumerar els elements o serveis que un individu vol fins que l'individu permet que la companyia sàpiga el que es desitja. Les factures es generen amb la finalització d'una venda o servei. Això es deu a que l'empresa no pot cobrar un individu per als productes mai lliurats o per un servei que mai no va ser lliurat.
Llistat
Les ordres de venda inclouen els productes o serveis que el consumidor vol. Això pot ser un únic element / servei o pot ser una extensa llista de múltiples productes / serveis. Sovint apareixen enumerats amb un ítem / número de servei i una breu descripció. Les factures mostren la quantitat de diners que es deuen a aquests productes o serveis. La factura pot reiterar la llista de productes i serveis per mostrar clarament com s'ha obtingut el total de deutes, però l'objectiu principal és indicar que els diners són deguts.
Data
Les comandes de venda indiquen la data en què es va processar la sol·licitud del consumidor d'un producte o servei. Això significa que la data indicada indica un temps en el passat. Les factures indiquen la data en què es paguen els diners per aquests productes o serveis. Això significa que la data indicada indica una hora en el futur.
Ús
Les ordres de venda s'utilitzen per aprovar, fer un seguiment i processar la finalització d'un encàrrec. Per exemple, una vegada que el comprador rep l'ordre de venda, si hi ha errors com elements / serveis que falten, elements / serveis incorrectes, etc., el comprador pot contactar amb l'empresa per revisar l'ordre i corregir-la. Les factures s'utilitzen per comunicar que l'ordre s'ha completat. En aquest moment, els béns / serveis han estat lliurats o prestats, de manera que l'individu no pot fer canvis.
