Gestionar el temps no és tan difícil, tot i que pot semblar difícil trobar el temps que necessiteu fer tot. Considereu fer algunes coses clau en lloc d'intentar fer-ho tot fent servir consells d'administració del temps, com escriure coses, prioritzar tasques, revisar cites, bloquejar el temps per fer-les i romandre flexible als vostres plans.
Articles que necessiteu
-
Llista de tasques pendents
-
Calendari de cites
-
Llapis
Escriviu tot el que necessiteu fer. Molts dels que gestionen el seu temps mantenen una llista "per fer" útil per a l'eliminació d'elements d'acció, tasques de treball, activitats de projecte i idees. Manteniu la llista de tasques en una ubicació convenient, com ara un ordinador portàtil, un planificador o un assistent digital personal (PDA).
Revisa les teves tasques i prioritza els elements al mateix temps cada dia. Això es pot fer al matí de la data en què planegeu treballar sobre els articles o al vespre del dia anterior. Determineu les prioritats de cada element.
Mireu la vostra llista de cites per avui. Planifiqueu el que necessiteu per a les cites importants, de manera que tindreu tot preparat abans de començar la cita. Assegureu-vos d'incloure paper i bolígraf per prendre notes o per escriure accions. Determineu el que heu de fer sobre les cites que no podeu conservar, com ara cancel·lar una data de dinar o enviar un substitut a una reunió.
Programeu blocs de temps al vostre dia per treballar a la vostra llista de tasques pendents. Programeu elements d'alta prioritat en el moment més càlid, quan normalment sou més atent i alerta. A continuació, programeu els elements de prioritat mitjana en el temps restant o després de les cites. Sempre que sigui possible, programeu elements similars i comandes tot al mateix bloc de temps. Per exemple, planifiqueu fer totes les trucades sortints en la mateixa hora o llegir i respondre als correus electrònics durant dos petits blocs de temps cada dia. La concentració del temps dedicat al telèfon o per correu electrònic reduirà les interrupcions que solen causar quan es treballa en altres elements clau que s'han bloquejat durant els períodes màxims.
Permet flexibilitat en la vostra programació. En altres paraules, no us hàgiu de programar amb anterioritat. En un període de temps de vuit hores, només haureu de planificar sis hores de treball i cites de mitjana a alta prioritat. D'aquesta manera, el vostre pla no es veurà molt perjudicat si apareix una situació d'emergència o crisi que haureu de fer front. Si apareix poc durant el temps de flexió, podeu treballar en un element de la vostra llista de tasques pendents, dirigir una tasca que no formava part del pla original o donar-vos uns minuts de temps inactiu per relaxar-se i reduir l'estrès o pensar creativament.
