Un informe de contacte documenta tots els temes tractats durant reunions, conferències i trucades telefòniques. Un exemple d'aquest tipus d'informe de contacte s'utilitza durant la recaptació de fons; resumeix els temes que un professional de desenvolupament de fons discuteix amb un possible donant. L'informe us ajuda a aclarir qualsevol malentès o qüestió sobre quines parts han compartit la informació. Escriure un informe de contacte pot semblar difícil i inútil, però a la llarga pot estalviar temps i minimitzar la frustració.
Demaneu tots els noms de tothom a la reunió, trucada de conferència o trucada telefònica. Escriviu-les a la part superior del vostre document, juntament amb la data i l'hora de la reunió que va començar i finalitzar.
Feu notes sobre tots els aspectes importants de la reunió, trucada telefònica o trucada de conferència.
Escriviu el vostre informe de contacte referint-se a les notes de la vostra reunió. Incloeu el nom de l'empresa i la persona que representa l'empresa, així com el nom de l'altra empresa o el seu representant.
Registre de la data i els mitjans de contacte. En casos d'empreses, documenteu els noms de tots els empleats o persones que van participar a la reunió; el que va passar d'importància en la reunió; qui va dir el que; quina informació es va discutir i què es va aconseguir; el següent element per parlar o si tot s'ha solucionat; i en el primer cas, la data de la propera reunió.
Mireu l'informe de contacte i assegureu-vos que no falti res. Afegiu els detalls que falten.
Envieu l'informe de contacte, ja sigui per correu electrònic, per fax o per correu postal.
