Si esteu assegut darrere d'un taulell de recepció, sou la primera persona que un visitant es troba a la vostra empresa. Les primeres impressions sí compten, i el vostre comportament i actitud són importants. Heu de mirar per fer una impressió professional i acollidora en tot moment, fins i tot si esteu ocupat amb altres tasques. Recordeu que el visitant no està interrompent el vostre negoci, sinó que és el vostre negoci.
Salutació Visitants
Mireu quan algú s'apropa al vostre escriptori i el somriu. Si feu una invitació a l'empresa, poseu-vos en contacte amb el visitant per indicar que la veieu i estarà amb ella en breu. Tan bon punt hagueu acabat la vostra trucada telefònica, concentreu-vos en el visitant amb un somriure. Demana disculpes pel retard i pregunteu com podeu ajudar-vos. Calenta la pregunta perquè no sembli fora de lloc.
Etiqueta de benvinguda
Demaneu al visitant si voleu tenir un seient mentre us poseu en contacte amb la persona amb qui es troba. Depenent de la política de la seva empresa, ofereix cafè o te o dirigeu el visitant a la sala de cafè. Oferta per penjar el seu abric o mostrar-li el lloc on es pot penjar. Truqui a la persona que es reunirà amb el visitant. Utilitzeu la Sra o el Senyor quan anuncieu el visitant.
Forma personal
A més de somriure, modula la teva veu. Tingueu en compte que podeu transmetre el que pensa pel to de la vostra veu. No mastegui les genives, prengui trucades telefòniques ni text quan algú estigui esperant. Si estàs conversant amb companys de feina, fes-ho i concentreu-vos al visitant. No mengeu al vostre escriptori. Si no podeu evitar-ho, trieu aliments que no tinguin aroma persistent. En altres paraules, cap pizza o espagueti.
Aspecte de l'escriptori
Manteniu un escriptori net i ordenat, fins i tot si teniu altres tasques que fer, a més de tractar amb els visitants. És possible que tingui piles de paper per treballar, però no s'han d'estendre per tota la zona de recepció. Recordeu que la vostra àrea de recepció promociona la vostra empresa i ha de ser professional: no sobrecàrrega el vostre escriptori amb baratijas, gadgets divertits, fotos o joguines de taula.
