Com preparar un full de càlcul de comptes

Els comptables sovint utilitzen fulls de treball com a pas previ per preparar els estats financers i consolidar una gran quantitat d'informació. El full de treball és una eina per crear un saldo de prova i un saldo de prova ajustat. Utilitza tots els comptes continguts en els registres comptables de la companyia, registra els ajustaments de les entrades i calcula els nombres finals per introduir els estats financers. Crear un full de càlcul és un pas opcional i s'utilitza amb més freqüència en els sistemes de comptabilitat manual. Es pot utilitzar un full de treball com a eina d'anàlisi en un sistema comptable informatitzat o manual.

Articles que necessiteu

Taula de comptes
Balanços de compte corrents
Ajust de la informació d'entrada del diari
Paper de 10 columnes

Preparació del full de càlcul

Format del full de càlcul. A partir de la primera línia, a prop de la part superior dreta de la pàgina, llista tots els comptes del compte complet de la companyia. La columna següent es considera la primera columna del full de càlcul. Etiqueta la primera i la segona columnes "Equilibri de proves". Etiqueta la tercera i la quarta columnes "Ajustos". Etiqueta la cinquena i sisena columnes "Saldo d'assaig ajustat". Etiqueta les columnes setena i vuitena "Declaració de resultats". Etiqueta les columnes novè i deu "Full de balanç".

Prepareu les columnes de Balanç de proves. Escriviu el saldo actual de cada compte a les columnes etiquetades com a balanç de prova. Si el compte té un saldo de domiciliació bancària, escriviu el saldo a la columna de l'esquerra. Si el compte té un saldo de crèdit, escriviu el saldo a la columna dreta. Afegiu el total de deutes i crèdits a la part inferior. Han de ser iguals. Afegiu el total de deutes i crèdits a la part inferior. També han de ser iguals.

Prepareu les columnes d'ajustos. Escriviu els imports de transacció d'entrada d'ajust a les columnes anomenades Ajustos. Si l'import de la transacció era un dèbit, escriviu la quantitat a la columna de l'esquerra. Si l'import de la transacció era un crèdit, escriviu la quantitat a la columna dreta. Afegiu el total de deutes i crèdits a la part inferior. De nou, han de ser iguals.

Prepareu les columnes d'equilibri d'assaig ajustat. Escriviu el saldo ajustat a sota de les columnes etiquetades Balanç de prova ajustat. El saldo ajustat es calcula sumant l'import de la columna Saldo de prova i afegint l'ajust des de les columnes Ajustos. El saldo de deute s'incrementa mitjançant un ajust de dèbit. El saldo de deute es redueix mitjançant un ajust de crèdit. Si un saldo de dèbit es redueix a menys de zero, es converteix en un crèdit. La mateixa filosofia s'aplica als saldos de crèdit. Si el saldo ajustat és un saldo de dèbit, escriviu el saldo a la columna de l'esquerra. Si el saldo ajustat és un saldo de crèdit, escriviu el saldo a la columna dreta. Afegiu el total de deutes i crèdits a la part inferior. Els totals han de ser iguals.

Prepareu les columnes de la declaració de resultats. Els comptes d'ingressos i despeses són els comptes de l'estat de resultats. Els saldos d'aquests comptes s'han de transmetre a partir de les columnes Ajustaments de balanç de proves. Si es tractava d'un saldo domiciliari, hauria de seguir sent un saldo domiciliari. Afegiu el total de deutes i crèdits a la part inferior. Les columnes no seran iguals. Aquesta diferència és l'ingrés net, i s'ha d'afegir a la columna de la part inferior per fer que les dues columnes siguin iguals.

Prepareu les columnes del full de càlcul. Els actius, passius i comptes de patrimoni són els comptes de balanç. Els saldos d'aquests comptes s'han de transmetre a partir de les columnes Ajustaments de balanç de proves. Si es tractava d'un saldo domiciliari, hauria de seguir sent un saldo domiciliari. Afegiu el total de deutes i crèdits a la part inferior. Les columnes no seran iguals. Aquesta diferència coincideix amb la diferència entre les columnes de l'estat de resultats i el benefici net. S'ha d'afegir a la columna de la part inferior per fer que les dues columnes siguin iguals.

Consells

Es pot utilitzar un programa de programari d'ordinador de full de càlcul en lloc del paper de 10 columnes. L'ús d'un full de càlcul pot reduir el potencial d'errors.