Si la vostra empresa compra o ven mercats a l'estranger i paga o creeu factures en moneda estrangera, haureu de convertir la factura a la vostra moneda d'origen al vostre compte de resultats. La primera conversió es produeix quan crea o rebeu la factura, la segona a la data de finalització del període comptable i la tercera a l'hora de liquidar la factura. Si el tipus de canvi canvia entre les dates de conversió, registrarà la diferència com a guany o pèrdua de la transacció en moneda estrangera.
Com afecten les taxes de canvi a la vostra empresa
Qualsevol empresa que faci negocis a l'estranger es veurà afectada pel tipus de canvi. Un escenari habitual és quan compreu matèries primeres procedents d'ultramar i es factura en una moneda que no sigui la vostra moneda d'origen, normalment, dòlars dels EUA, si la vostra empresa es troba als Estats Units. Atès que els tipus de canvi són dinàmics, hi ha una gran probabilitat que la taxa de canvi sigui diferent si es resol la factura en 30 dies que si es resol la factura avui. Ja sigui que acabi pagant més o menys contra la mateixa factura depèn de la direcció en què es mou el tipus de canvi.
El mateix s'aplicarà si recull una factura en moneda estrangera, com ara euros, i el client li paga en euros 15 o 30 dies després de la data de la factura.
Obligació d'enregistrar en la moneda d'origen
Una regla important de comptabilitat és que el vostre balanç i el compte de resultats s'han de notificar a la vostra moneda d'origen. D'aquesta manera, registrarà totes les despeses en moneda estrangera que realitzi el vostre negoci i les factures creades en dòlars dels EUA utilitzant el tipus de canvi vigent en la data en què es registri la transacció. Per exemple, si compra béns a un cost de 10.000 GBP, i el tipus de canvi és de 1,3 dòlars a la lliura esterlina, es registrarà una despesa de 13.000 dòlars.
Resultats i pèrdues de divises
Quan introduïu una factura a un ritme i la pague a una altra, això generarà un guany o una pèrdua d'intercanvi en funció de quina manera ha canviat la taxa de canvi. Hi ha dues categories de guanys i pèrdues:
- Pèrdues i guanys no realitzades que es registren a les factures pendents de pagament al final del mes o un altre període comptable
- Guanys i pèrdues realitzades que es registren en el moment del pagament o rebut
Per tant, haureu d'executar una conversió de moneda quan iniciï la transacció i una altra vegada en la liquidació de la factura. Si la data de liquidació és molt llarga en el futur, és possible que hàgiu de reconèixer una sèrie de guanys o pèrdues per períodes comptables múltiples. Les guanys i pèrdues de divises que es deriven de la conversió es registren a l'epígraf "guanys / pèrdues per transaccions en moneda estrangera" del compte de pèrdues i guanys.
Registre de l'intercanvi
La forma més senzilla de mostrar l'efecte de les pèrdues i guanys de divises és a través d'un exemple. Suposem que Aardvark Inc. ven $ 100,000 de béns el 8 de desembre a Le Chien, una empresa a França, i accepta acceptar el pagament en euros. Aardvark registra aquesta transacció com a domiciliació a comptes a cobrar de $ 100,000 i un crèdit a vendes de $ 100,000.
A la data de la venda, un euro és igual a 1,15 dòlars. Per tant, Le Chien deu 86.957 euros ($ 100.000 dividits per $ 1.15).
A finals d'any, el comptador ha de tancar els registres comptables d'Aardvark. El 31 de desembre, un euro val 1,12 dòlars.Això vol dir que els comptes a cobrar derivats de Le Chien es valoren ara a $ 97,392 ($ 1,12 x 86,957 euros). El comptador registra una pèrdua de divisa no actualitzada de 2.608 dòlars (100.000 dòlars menys 97.392 dòlars) a l'altre compte global acumulat del llibre major.
El següent 18 de gener, Le Chien paga l'import total de 86.957 euros. No obstant això, el percentatge de conversió per euros ha disminuït encara més, i un euro ara té un valor d'1,10 dòlars. El valor dels 86.957 euros que Aardvark rep de Le Chien ha disminuït a 95.653 dòlars. El comptador ara registra una pèrdua real realitzada de $ 4,347 ($ 100,000 menys $ 95,653) en la declaració de resultats i guanys d'Aardvark. Les entrades anteriors de pèrdues no realitzades a l'acumulat d'un altre compte integral es registren periòdicament.
