La comunicació interna és un procés en què es distribueix informació a les parts interessades, el benestar del qual depèn de l'èxit de la companyia. Aquests grups d'interès no només inclouen empleats, sinó també venedors, inversors, contractistes independents i associacions empresarials. La comunicació interna consisteix principalment en compartir fets a una persona o grup directament implicat en representar l'organització.
Empleat vs comunicació interna
La comunicació interna sovint s'utilitza indistintament amb les relacions dels empleats o amb la comunicació organitzativa. Tanmateix, els empleats i la comunicació organitzativa solen centrar-se en transmetre beneficis i valors. La comunicació dels empleats, tradicionalment dirigida pel departament de recursos humans o directius, està dissenyada específicament per als empleats del departament. La comunicació organitzativa se centra en desenvolupar sistemes eficients, crear una cultura laboral positiva i fomentar la participació col·lectiva. Les teories de la comunicació interna se centren en gestionar qui rep informació, què s'està compartint, com es lliura aquesta informació a les persones adequades, quan la rebran i per què la comunicació és necessària per prendre millors decisions.
Funció de la comunicació interna
La comunicació interna és una funció orientada a les novetats centrada en obtenir informació rellevant, oportuna i precisa per a les parts interessades adequades. El practicant de la comunicació interna es centra en l'educació, la sensibilització i el coneixement de les dades de l'empresa. Els resultats desitjats inclouen comentaris encoratjadors, reforçant un diàleg constructiu i reforçant el paper de les parts interessades en activitats, problemes i assoliments. El gestor de comunicació interna integra informació a través de diversos mitjans: butlletins, videotrucades, conferències, correus electrònics i interaccions personals, només per nomenar alguns. Pot treballar estretament amb els empleats i els professionals de l'organització, o fins i tot incorporar els beneficis d'aquests rols.
Teories de la comunicació formal
Les teories formals de la comunicació interna inclouen un examen de patrons de comunicació de dalt a baix, descendents i horitzontals. En una comunicació de dalt a baix, els administradors comparteixen informació als subordinats mitjançant conferències formals, sessions de formació o documents escrits. La comunicació interna ascendent o ascendent inclou obtenir comentaris o suggeriments dels empleats o d'altres grups d'interès. Les empreses i directius que fomenten la comunicació de baixada tenen avantatges aconseguint un assessorament valuós, com per exemple un mètode de producció obsolet, tediós per al treballador i el cost de milions d'empreses, que els pot ajudar a prendre millors decisions. Les teories de comunicació horitzontals suggereixen que les unitats organitzatives poden ser integrades i millor equipades per maximitzar recursos entre departaments. La comunicació horitzontal afavoreix un flux d'informació obert dins dels treballadors al mateix nivell.
Teories de la comunicació informal
Les xarxes informals, o un canal de 'vid', poden governar la comunicació interna. Les teories de la comunicació interna suggereixen que la distorsió i la influència es troben més freqüentment en els canals informals que els canals formals. Les xarxes informals no segueixen normes de jerarquia pel que fa a la influència; per exemple, un administrador pot confiar en els comentaris d'un recepcionista abans de preguntar a un altre gerent sobre una situació particular. Certes persones, independentment del seu títol, també poden tenir influència sobre altres en configurar opinions i compartir informació. Tot i que aquesta informació pot ser distorsionada o inexacta, la comunicació informal pot promoure el contacte entre iguals, que pot estalviar temps i diners.
Influència de la comunicació interna
Les principals prioritats de la comunicació interna són influir positivament en la participació de les empreses i comprometre's a prendre millors decisions. La motivació per a la comunicació interna inclou un benefici mutu i econòmic per a l'empresa i els interessats. La gestió de la sortida de la informació a grups específics que són interdependents en l'èxit de la companyia és un factor important en la teoria de la comunicació interna. Per exemple, una empresa d'enginyeria civil contractada per construir un projecte comprèn contractistes independents i no empleats de lloguer directe de la companyia que va ordenar el projecte, però la seva participació principal és ajudar a construir i avançar la companyia. L'empresa d'enginyeria que vol assolir aquest objectiu -i contractar-se per a futurs projectes- treballarà amb l'empresa per dissenyar un edifici impressionant i estètic que parli amb la missió de l'empresa. La comprensió de les teories de la comunicació interna pot ajudar els directius a prendre millors decisions i fomentar un flux lliure de comunicació productiva.
