Una agenda és una llista de temes que s'han d'introduir i debatre durant una reunió. Les agendes són útils per a moltes reunions, com ara les d'institucions governamentals, organitzacions sense ànim de lucre i empreses. Les agendes generalment inclouen una lectura dels minuts o notes de la darrera reunió, els anuncis rellevants, una revisió dels temes per a la discussió i una convocatòria.Encara que les agendes prenen temps per configurar, a la llarga poden estalviar temps i recursos.
Objectius de discussió complets
Les agendes proporcionen un resum dels temes de discussió. L'esborrany impedeix que el moderador o els membres de la reunió oblidin temes importants per introduir. Quan es discuteixen tots els temes, es poden prendre decisions valuoses com a grup durant la reunió en comptes de fer plans de manera ràpida fora de la reunió. L'entrada i els suggeriments d'una varietat de perspectives milloren la qualitat del rendiment dels membres.
Assistència a la comunicació de notícies importants
Les agendes ofereixen l'oportunitat d'informar els membres a través d'anuncis sobre esdeveniments crítics, objectius i tasques. Les agendes permeten als membres que no tinguin accés a tothom de l'organització per anunciar notícies importants i escoltar notícies d'interès. Sense una agenda, els anuncis no es poden comunicar a tots els membres, cosa que pot provocar confusions i ressentiments. Les agendes també recapten reunions anteriors per ajudar els membres a revisar el progrés realitzat i reduir el focus de la reunió actual.
Proporciona la igualtat d'oportunitats per contribuir
Les agendes solen esmentar els temes que es debatran per a la propera reunió. Això dóna als membres la possibilitat de reflexionar sobre els temes de discussió abans de la reunió. En moltes reunions, els membres sense parlar estan més que desitjosos de participar, mentre que els individus reservats poden ser més dubtosos. Tanmateix, saber què es tractarà permetrà als membres investigar temes d'interès, pensar sobre com els temes s'apliquen al seu àmbit i fer contribucions de qualitat i reflexives a la reunió.
Organitza la reunió
Una agenda prioritza les activitats més importants, augmenta la productivitat i enfoca els membres. La mera presència d'una agenda crea un ambient formal i desalienta els membres de perdre el temps. L'agenda prepara al moderador i fomenta la coherència i l'organització. Una agenda també estableix els objectius i dóna als membres un objectiu. Organitza els pensaments dels membres, la direcció de la reunió i l'acció després de la reunió.
Contribueix als arxius
Una col·lecció d'agendes anteriors és un registre ideal per a institucions externes i internes, entitats i el públic per veure el progrés de la vostra organització. La documentació ajuda els membres públics i organitzadors a avaluar decisions passades, recordar-los d'esdeveniments previs o figures importants i formular objectius factibles. La llista de rodatges també ajuda a l'administració a determinar els membres més dedicats, comptant l'assistència i revisant les contribucions a la reunió. Això pot ajudar-se amb decisions sobre quins membres poden promoure o assignar el paper de dirigir-se al públic.
