Un pressupost es refereix a un document escrit que detalla les maneres en què una organització assignarà els seus diners. Com a responsable del negoci, heu de decidir si el control pressupostari descansarà amb vosaltres o amb els vostres gestors. Hi ha quatre aplicacions de control pressupostari, tal com va assenyalar Michael Armstrong en "Un manual de tècniques de gestió: una guia integral per aconseguir l'excel·lència empresarial i millorar la presa de decisions".
Planificació
El document de pressupost es crea mitjançant un sistema de planificació. Si desenvolupes el pressupost per tu mateix, pots començar el pressupost de l'any passat. El vostre pressupost haurà d'incloure tots els ingressos que es projectin i com gastar-lo. Una part de l'etapa de planificació requereix prioritzar les diferents necessitats empresarials. És possible que hàgiu de fer opcions difícils, com ara contractar una persona addicional aquest any i oferir costos d'energia més alts. El document de pressupost ha de reflectir tots els aspectes de la seva planificació i priorització. Si deixeu de banda importants consideracions de pressupost, podeu patir un dèficit durant l'exercici pressupostari.
Mesura
Un cop finalitzat el document pressupostari, els responsables de cada departament són responsables de les despeses discrecionals, com ara els subministraments, els costos d'impressió i la nòmina, tot mantenint la seva assignació pressupostària. Necessiteu un sistema financer per fer el seguiment de les despeses per cada línia del pressupost. La capacitat de cada gestor d'ajustar-se al seu pressupost afectarà la seva rendibilitat i la seva posició financera com a empresa.
Comparació
Mitjançant el sistema de mesurament, es pot comparar la despesa real amb despeses pressupostàries, tot seguint la línia del document del pressupost. Heu de determinar si hi ha una despesa excessiva i on es troba a l'empresa. Podrien ser que alguns departaments es desplacen i necessiten ajustar el seu control pressupostari o que els administradors d'aquests departaments puguin justificar casos de despeses exagerats explicant costos inesperats, com ara un proveïdor que augmenta els preus durant l'exercici.
Control
Heu d'actuar una vegada que hagueu estudiat com cada departament està gastant dins o per sobre del pressupost assignat. Qualsevol acció que feu per obtenir un departament per augmentar o disminuir la despesa equival a controlar. En circumstàncies extremes, com ara quan no podeu aconseguir que els administradors puguin controlar la despesa i mantenir-se en el pressupost, podeu eliminar el control pressupostari. Totes les despeses que es realitzen d'acord amb el document de pressupost anual permeten que una empresa mantingui el seu enfocament en els objectius estratègics.
