Les operacions comptables han experimentat canvis tremendos recentment a causa del creixement de la tecnologia de comptabilitat. La tecnologia de comptabilitat permet als comptes administrar comptes i realitzar operacions comptables mitjançant aplicacions de programari informàtic. Aquestes aplicacions de programari són comunament conegudes com programari de comptabilitat o programari de gestió financera, que són útils per fer un seguiment de les transaccions, classificar ingressos i despeses, calcular impostos, facilitar pagaments de factures, crear informes financers i analitzar inversions.
Tipus de programari de comptabilitat
Hi ha dos tipus de programari de comptabilitat disponibles, és a dir, sistemes d'entrada única i sistemes de doble entrada. Els sistemes d'entrada única o els gestors de finances personals són els programes de comptabilitat més senzills dissenyats per automatitzar tasques com el registre i l'escriptura de comprovació. Les funcions de suport de sistemes de doble entrada com ara llibretes financeres, comptes a cobrar i comptes a pagar. Algunes solucions empresarials avançades tenen funcions de múltiples usuaris i funcions de suport per a la nòmina, factura, inventari, anàlisi de vendes, fabricació i comercialització.
Automatització
L'automatització de processos comptables és el benefici més important del programari de comptabilitat. Amb l'automatització, la generació de documents comptables com ara factures, xecs i extractes de comptes s'han convertit en simples. Els informes financers necessaris es poden generar en forma oportuna. Les dades financeres es publiquen automàticament als llibres o comptes financers respectius, que evita errors manuals i garanteixen la coherència i la integritat. Els empleats poden automatitzar tasques manuals rutinàries i repetitives utilitzant programari de comptabilitat. La capacitat d'emmagatzematge de dades del programari de comptabilitat permet un ràpid repartiment d'informació i una millor comunicació entre els empleats. Les sofisticades aplicacions de programari de comptabilitat tenen problemes complicats, com ara les transaccions en moneda estrangera, la gestió de la cadena de subministrament i la gestió logística.
Augment de l'eficiència de la gestió
Les aplicacions de programari de comptabilitat mantenen la força de treball més concentrada i eficient. El processament més ràpid i eficient dels informes financers simplifica el procés de presa de decisions de gestió. Els empleats poden automatitzar processos comptables engorrosos i amb mà d'obra, i centrar-se en altres activitats importants i estratègiques. El programari de comptabilitat avançat, amb el seu mecanisme incorporat, garanteix un rigorós risc i els procediments de compliment per complir els estàndards normatius. El rendiment global de les empreses i els informes de vendes ajuden a la gestió a prendre decisions importants sobre l'estratègia de generació d'ingressos.
Desavantatges
Tot el programari de comptabilitat requereix que les dades s'introdueixin manualment. Si les dades no s'examinen per obtenir la precisió i la integritat, els informes generats pel programari de comptabilitat generaran una idea errònia. Molts dels programes comptables s'han de personalitzar per adaptar-se als requisits empresarials. És necessari que la direcció capaciti als empleats específicament per accedir i utilitzar el programari de comptabilitat, que implica un gran cost i temps. Si canvien les taxes i les taxes, el programari de comptabilitat utilitzat per calcular els impostos s'ha de tornar a escriure d'acord amb això per evitar errors. El fracàs elèctric, els virus informàtics i els pirates informàtics poden afectar els sistemes informatitzats si no hi ha mesures de precaució i seguretat adequades.
