Els sistemes de comunicació eficaços són una part integral d'un negoci exitós. Per mantenir la competitivitat i la productivitat, l'empresa ha de desenvolupar un enfocament organitzat i eficient de la seva correspondència i comunicació amb els seus propis empleats, així com amb clients, proveïdors i altres professionals. Afortunadament, la comunicació empresarial ha evolucionat amb el pas del temps i inclou diversos tipus de missatges empresarials, que van des del simple i el provat i el veritable fins al tecnològicament sofisticat.
Missatges de telèfon de l'empresa
Si el vostre negoci té més d'una persona, eventualment haureu de decidir la millor manera de gravar i distribuir missatges de telèfon entrants. Algunes empreses empren a algú per a la pantalla de trucades telefòniques, escriviu els missatges de les persones que truquen i els distribueixen als empleats per als quals estan destinats. Altres empreses utilitzen un sistema de correu de veu automatitzat on els usuaris deixen els seus missatges com enregistraments de veu. Amb el correu de veu, cada empleat és responsable de fer un seguiment dels seus propis missatges. Alguns negocis més petits només configuren caixes de correu de veu per als departaments separats de la companyia, en lloc d'empleats individuals.
Memos de l'oficina
Memoràndums (memoràndums) són un tipus de correspondència que els empleats poden utilitzar per comunicar-se dins del seu propi departament o entre departaments de la mateixa empresa. Els missatges solen ser breus per la naturalesa i no tenen el format formal de correspondència comercial externa escrita. No obstant això, els memos tenen un format i una estructura general. Cada negoci format memos a les seves pròpies preferències, però en general, les notes mostren el destinatari, el remitent i el subjecte a la part superior, de vegades en negreta. El cos del missatge està per sota d'aquesta informació en tipus de lletra ordinari. Els empleats poden enviar notes en persona o utilitzar la distribució de correu entre oficines de l'empresa. Dins d'algunes professions, com els camps d'assistència sanitària i legal, les persones utilitzen memoràndums per enviar missatges breus a altres professionals i, en alguns casos, als clients. Les persones poden enviar aquest tipus de memos per correu electrònic, per correu electrònic i per fax.
Email de negocis
Avui en dia, moltes empreses utilitzen la correspondència de correu electrònic com a forma de comunicar-se dins de l'empresa, així com amb clients, proveïdors i altres negocis. Si el negoci té un lloc web, els empleats poden tenir adreces de correu electrònic amb el nom de domini de la companyia, com "[email protected]". La correspondència per correu electrònic tendeix a ser menys formal que la correspondència manuscrita, fet que presenta els seus avantatges i desavantatges. Moltes empreses que permeten als seus empleats utilitzar les adreces de correu electrònic de l'empresa us resulten útils establir un estàndard uniforme per al correu electrònic de l'empresa. Les empreses poden limitar l'ús dels empleats per a fins comercials i regular estrictament els tipus d'adjuncions de correu electrònic que un empleat pot descarregar. Si el negoci té un acord de confidencialitat amb els seus empleats, aquest acord probablement s'estendrà a l'ús dels empleats de la correspondència de correu electrònic de l'empresa. Un negoci està ben dins dels seus drets per exigir que un empleat representi a l'empresa de forma positiva mentre correspon amb una adreça de correu electrònic de l'empresa. Algunes empreses poden requerir que els empleats que utilitzen un correu electrònic de l'empresa per afegir signatures de correu electrònic automàtiques al seu correu electrònic. Aquesta signatura pot incloure el nom i el títol complet de l'empleat a la companyia, així com el nom de l'empresa, el número de telèfon, el lloc web i altra informació pertinent.
Correspondència de negocis
La correspondència empresarial professional té una història llarga i formal. Les empreses sovint encomanen un disseny de capçaleres en què s'imprimeix tota la correspondència comercial. El disseny de membretes pot incorporar el logotip de la companyia i la informació de contacte general, com ara l'adreça postal, números de telèfon i fax i adreça del lloc web de la companyia. Algunes empreses personalitzen la plantilla principal de capçalera per a persones de la companyia, afegint extensions personals i adreces electròniques individuals a la informació de contacte. La correspondència empresarial escrita té una estructura formal. Tot i que el format exacte pot variar, en general, la data es troba a la part superior de la lletra i el nom complet, el títol, l'empresa i l'adreça postal del destinatari estan per sota de la data. No cal que afegiu una etiqueta de tema o camp, com ara "To:" al costat del nom i l'adreça del destinatari. La correspondència empresarial escrita utilitza salutacions d'obertura, com ara "Benvolgut" al principi, seguit del nom del destinatari i tancant els salutacions al final, com "Atentament" amb el nom del remitent a sota. Pot ser que el remitent vulgui signar manualment la lletra per un toc personal. Si algú que no sigui el remitent de la carta el va escriure o el va escriure, el mecanògraf hauria d'incloure les inicials del remitent, un còlon i les seves pròpies inicials sota la signatura. Si la mateixa lletra s'envia a diversos destinataris, s'haurà d'adreçar al destinatari principal, a continuació, tots els altres destinataris hauran de notar a la part inferior del missatge de correu electrònic al costat de les lletres "CC", que representen "còpia de carboni".
