Una sola empresa pot tenir diverses posicions per mantenir les operacions sense problemes i mantenir els empleats feliços. Dues d'aquestes posicions són secretàries i directors d'oficina i difereixen enormement en les responsabilitats, abast, educació i salari. Mentre un gerent de l'oficina treballa de prop amb operacions internes, els secretaris serveixen tant als directius com a l'empresa, especialment si el secretari assumeix funcions de recepció general.
Secret Descripció del lloc de treball
Els secretaris realitzen dos rols essencials, proporcionant suport a directius d'oficina o executius i realitzant tasques bàsiques de recepcionista. Responen a telèfons, organitzen reunions i cites i escriuen informes o documents per part de directius i executius, manegen correus electrònics entrants i sortints i actualitzen documents de programari quan sigui necessari. Les funcions reals poden canviar depenent de la posició en qüestió, ja que els secretaris legals poden gestionar les consultes dels clients legals i actualitzar les carpetes dels pacients en un entorn mèdic.
Descripció del treball d'Office Manager
Un responsable d'oficina s'encarrega de supervisar i orientar els empleats en l'entorn de l'oficina. Els gerents de l'oficina coneixen els objectius de l'empresa i el departament assignat, de manera que han d'assegurar-se que tot el treball realitzat pels empleats compleixi amb les directrius, els objectius i els estàndards comercials. Alguns gerents deleguen tasques, assignacions i projectes a empleats que treballen en un departament específic. Els administradors d'oficines també han d'adherir-se als pressupostos establerts pel departament de comptabilitat i complir els terminis programats.
Requisits educatius
Sovint, un secretari té un diploma de batxillerat. S'ofereix una formació addicional en el treball, de manera que el secretari aprèn les operacions internes del negoci i arriba a utilitzar el sistema informàtic durant el període de formació. Els secretaris legals i mèdics poden requerir una certificació addicional de l'Associació Nacional de Secretaris Jurídics o de l'Associació Internacional de Professionals Administratius. Els gerents d'oficina sovint tenen formació post-secundària en la gestió d'oficines o serveis administratius o de suport. L'ensenyament postsecundari pot incloure una llicenciatura o un títol associat.
Diferències salarials
Atès que els administradors d'oficines tenen un ampli fons educatius i gestionen altres empleats d'una oficina, reben un salari més alt que els secretaris, d'acord amb la informació salarial publicada per l'Oficina d'Estadístiques del Treball dels EUA. A partir de 2008, els gerents d'oficines i els supervisors dels empleats van guanyar uns 45.790 dòlars a l'any, mentre que les secretàries van obtenir una mitjana de 25.240 dòlars a partir de 2010. Els secretaris superiors van guanyar 36.910 dòlars anuals, encara que van baixar molt per sota de la mitjana dels gerents d'oficines.
