Molta gent pensa que un recepcionista i un secretari tenen el mateix lloc de treball, les mateixes responsabilitats i els dos títols de treball són intercanviables. La raó per la qual aquesta persona assumeix aquesta hipòtesi és que tant els secretaris com els recepcionistes sovint responen als telèfons i realitzen tasques clericals. Els dos llocs de treball són completament diferents perquè un secretari i un recepcionista tenen funcions i requisits diferents.
Secretari
Les funcions d'un secretari varien segons el tipus de secretària i la mida de l'organització. Les tendències empresarials han canviat amb els avenços tecnològics. En el passat, cada gerent tenia el seu propi secretari. A causa del correu electrònic i el correu de veu automatitzat, un secretari pot treballar per a diversos directius. En una petita empresa, pot haver-hi un secretari per a tots els directius. Ella s'encarrega de tots els correus electrònics, cites d'horaris, subministraments d'ordres i respostes al telèfon. Si el secretari només treballa per a un o dos directius, sovint se li assigna funcions addicionals similars a les d'un administrador. Per exemple, un secretari de recursos humans podria consultar les referències. Normalment, un secretari ha de tenir almenys un diploma de batxillerat, i moltes oficines prefereixen contractar aquells que tenen un títol d'arts liberals, formació de secretariat o un títol o certificació d'una escola de suport administratiu. Una secretària també ha de tenir una ràpida velocitat de mecanografia, coneixements d'ordinadors i habilitats de comunicació i persones, informes de la Universitat de l'Estat.
Recepcionistes
Una recepcionista és qui veu primer quan entra a la porta d'un negoci. La recepcionista saluda els visitants, respon el telèfon, escriu cartes i documents i manté net l'àrea de recepció durant la jornada laboral. Un recepcionista també pot signar els visitants dins i fora d'un negoci, ordenar correus, mantenir un registre d'assistència dels empleats i revisar lletres, informes i correus electrònics. Normalment es prefereix un diploma de batxillerat. Però, si sou intel·ligent i té un comportament amistós i aparença, els ocupadors solen valorar aquelles qualitats sobre l'educació formal. Algunes empreses ofereixen formació en el treball a recepcionistes, segons la Universitat Estatal.
Diferències en la responsabilitat laboral
Una part de les responsabilitats d'un recepcionista és saludar els visitants de les empreses; Normalment, una secretària no és responsable de saludar els visitants. Una secretària pot saludar els visitants, però només si estan visitant un dels directors particulars per als quals treballa la secretària. El secretari treballa específicament per a un o més gerents. La recepcionista representa a tota l'empresa i no treballa específicament per ningú. Una secretària podria tenir responsabilitats addicionals, com programar cites, demanar subministraments, fer acords de viatge i manejar petits diners en efectiu. També pot tenir responsabilitats addicionals en funció del seu tipus, com ara legal, financer o de màrqueting. Les responsabilitats d'un recepcionista són generals: salutació, resposta telefònica, classificació de correu i altres petites responsabilitats tal com determina l'empresa, segons la Universitat Estatal.
Altres diferències
El taulell de recepció sovint es troba a l'àrea més visible de l'empresa. Ella és la primera persona que veu quan entra a l'empresa. La secretaria o la zona sovint es troba a prop dels directius als quals treballa. A més, un secretari sol estar obligat a tenir almenys un diploma de batxillerat i fins i tot una titulació universitària o titulació. Per a un recepcionista, es prefereix un diploma de batxillerat, però no sempre és necessari. A partir del 2009, el salari mitjà anual per a recepcionistes i empleats d'informació era de 26.010 dòlars, el sou mitjà anual per a secretaris de baix nivell era de 31.060 dòlars i el salari mitjà anual per a secretaris executius i auxiliars administratius era de 44,010 dòlars, segons l'Oficina d'Estadístiques Laborals.
