Totes les empreses han de conservar algun tipus de llibre de llibre principal en el cas que un col · leccionista d'impostos o un agent de l'IRS arribi a tocar. Es pot conservar un llibre de llibres en un programa de full de càlcul com Microsoft Excel, però la bellesa d'un llibre de llibre físic és la seva portabilitat. Podeu agafar la llibreta de llibres a casa cada nit o portar-lo als inversors per donar-los una idea de com l'empresa està fent econòmicament. També és prudent tenir un llibre de llibres majors per a despeses personals, com una mena de registre de verificació glorificat.
Dibuixa sis línies verticals a la primera pàgina del llibre de llibres, deixant set columnes. Tingueu en compte que alguns llibres de llibretes vénen predefinits, però que encara es poden modificar per pen.
Etiqueta les set columnes "Data", "Descripció", "Crèdit", "Deure", "Equilibri", "Número de comprovació" i "Aprovació".
Utilitzeu la primera línia del llibre de llibres per registrar el saldo inicial. A la descripció, escriviu "Starting Balance" (i "Balance forward" a les pàgines posteriors) i indiqueu la quantitat inicial a la columna "Equilibri".
Registre totes les vendes, comptes a cobrar o pagaments a la columna "Crèdit", incloent la data i una descripció a les columnes adequades que detallen per què es van rebre els diners.
Registre totes les compres, comptes a pagar i xecs de pagament a la columna "Dèbits", enumerant la data i una descripció detallant per què es va dispersar el diner. Llista el número de xec a la columna "Comprovar número". Feu que un administrador o comptable tingui una inicial a la columna "Aprovació".
Mantenir el saldo actual després de cada operació de crèdit i domiciliació bancària per obtenir una imatge d'on està l'empresa econòmicament i assegurar-se que els nombres de xecs posteriors s'utilitzin i que no es robin xecs.
Guarda els rebuts per a totes les transaccions. Deseu un cupó per als pagaments i factures per als pagaments. Posi aquests rebuts en un sobre de manila per acompanyar el llibre de llibres. Arxivar els articles fora de casa, juntament amb una còpia del llibre de llibres de comptes d'aquest mes.
Consells
-
Anoteu totes les transaccions en el moment de la transacció. No vol quedar-se amb dies de crèdits i deutes per registrar al final del mes.
