Les ofertes contractuals són una part integral del procés d'adjudicació de contractes privats o públics a empreses qualificades. Les empreses, organismes i particulars anuncien projectes que necessiten fer publicant els requisits i obrir el procés de licitació. Els contractistes que puguin complir els requisits del lloc de treball presenten ofertes contractuals que esbossen com proposen completar el projecte ia quin preu. Una vegada finalitzat el període de licitació, el contracte es concedeix al licitador més baix. Les ofertes contractuals poden abastar una àmplia gamma de serveis, inclosos els treballs de construcció, proveïdors, electricitat, fontaneria i projectes públics. Els sectors d'oferta de contractes més grans es troben en els governs federal, estatal i local, on la licitació del contracte sol ser requerida per la llei.
Funció
La funció d'una licitació contractual és proporcionar un procés de concessió de contracte just. Les ofertes contractuals permeten a qualsevol empresa que pugui complir els requisits de l'empresa o agència que ofereixi el contracte la possibilitat d'intentar arrendar la feina sense haver de preocupar-se pel partidisme o pràctiques competitius deslleials. Les ofertes contractuals també permeten que algú que busqui un contractista pugui fer el treball al menor preu possible. Això fomenta la competència, que és essencial en una economia de mercat oberta. Pel que fa als contractes estatals i federals, el procés ajuda a mantenir l'adjudicació de contractes a l'opinió pública i a estalviar dòlars dels contribuents.
Tipus
Les ofertes contractuals estan dissenyades per satisfer els requisits dels tres tipus bàsics de propostes d'ofertes de contractes. Algunes ofertes de contractes estan segellades i altres estan obertes per a la seva revisió. Els tres tipus d'ofertes contractuals són: Invitacions a ofertes (IFP) també es coneixen com a ofertes tancades i són generalment utilitzades per empreses o organismes que busquen venedors de subministrament o serveis de construcció. La proposta de IFP conté les especificacions del contracte i els licitadors han de complir aquests requisits per ser elegibles per a la seva consideració. Aquests tipus de licitacions contractuals es tanquen tan bon punt es presenten i no es poden canviar durant o després del procés de licitació. La falta de negociació fa que aquesta sigui una forma altament competitiva de licitació de contractes en què el titular del contracte mantingui un control estricte sobre tot el procés. La sol·licitud de cotització (RFQ) és similar a una IFP on es detallen les especificacions del contracte a la proposta. No obstant això, amb una RFQ, els licitadors del contracte es poden reunir amb l'empresa o agència abans de presentar una oferta per formular preguntes o discutir diversos problemes. Aquestes ofertes solen estar obertes per a la seva revisió i modificació després d'haver estat enviades. La sol·licitud de proposta (RFP) és una proposta de contracte que normalment s'utilitza per a un servei especialitzat, on és difícil que un titular del contracte calculi una quantitat específica de dòlar. L'empresa o agència que ofereix el contracte dóna una idea general dels serveis que busca a la seva proposta inicial. Els licitadors del contracte solen ser obligats a assistir a les reunions d'oferta prèvia on es discuteixen i es defineixen els requisits del contracte. El licitador del contracte presenta una oferta, que conté les especificacions del projecte i estableix l'import del dòlar. Les ofertes de contracte de RFP solen estar obertes per a la renegociació durant el procés del contracte i després del contracte.
Període de temps
La majoria dels procediments d'oferta de contractes impliquen un marc temporal que pot durar unes setmanes a uns mesos. El procediment d'oferta general és el següent: 1. La proposta d'oferta es publica públicament, normalment en diaris o en un lloc web. Les propostes es poden anunciar durant una setmana o fins a un mes. La proposta conté les especificacions del contracte i proporciona instruccions sobre com obtenir un paquet de propostes. 2. Les empreses presenten les seves propostes d'oferta de contractes. De vegades, es requereix una conferència prèvia, on les dues parts es poden reunir i discutir els detalls del contracte. 3. Les ofertes s'obren en una data especificada prèviament. Es llegeixen i l'oferta que més s'adapta als requisits de la proposta al preu més baix s'adjudica el contracte. L'adjudicatari es notifica generalment mitjançant una carta de concessió de contracte.
Consideracions
Hi ha moltes coses importants que cal tenir en compte en configurar una oferta de contacte. El primer que cal tenir en compte és com el perfil de l'empresa ofertant s'adapta a les necessitats del client potencial. Per exemple, la majoria dels organismes governamentals federals i estatals consideren ofertes realitzades per empreses propietat de dones o minories abans que altres licitadors. També prenen en consideració les empreses amb grans treballadors minoritaris i empreses de zones geogràfiques que han estat designades zones de desenvolupament econòmic. Altres coses que cal tenir en compte a l'hora de fer una oferta inclouen: equips que poden haver de ser adquirits o el valor de depreciació dels equips ja posseïts, els horaris de pagament, el cost de la feina, inclosa la nòmina, els impostos i els beneficis, les despeses generals, el cost de la vinculació i el benefici marge Es requereixen gairebé tots els paquets d'ofertes contractuals per contenir aquests elements, generalment en un full d'ofertes detallat. Una altra forma inclosa en la majoria de les ofertes contractuals és una assignació de treball i canvi addicional. En aquest formulari, el licitador ha de considerar què passa si hi ha treballs addicionals necessaris per completar el projecte que no es detallava a la proposta original. El licitador ha de dissenyar un pla que proporcioni una estimació aproximada del cost i del temps en cas que es produeixi un esdeveniment o si es requereixen canvis de darrer minut.
Avís
En la majoria de les ofertes d'oferta de contractes, l'adjudicatari més baix s'adjudica el contracte, tot i que entrar en el procés de licitació per primera vegada, molts licitadors sovint cometen l'error de subhastar una proposta de contracte. Això pot fer que l'empresa perd diners o no pugui complir els requisits del projecte. Els licitadors han de considerar acuradament la quantitat que el contracte els costarà en termes de mà d'obra i subministraments, tot i que encara factoring en marge de benefici. Una manera d'evitar la suboptació és investigar quant altres companyies estan cobrant per dur a terme serveis similars. En el cas dels contractes governamentals, les agències estan obligades a publicar contractes passats, que permeten a les empreses veure quantes altres empreses han ofert en contractes similars.
