Com a empresari, ha de ser conscient de les lleis estatals i federals que estipulen el tipus d'informació que s'ha de mantenir en els fitxers de personal. Alguns dels documents de personal necessaris inclouen informació de contacte personal per a l'empleat, estat de treball, informació de nòmina i informació de rendiment.
Informació d'ocupació
La informació d'ocupació en un fitxer de personal sol presentar-se en forma de sol·licitud d'ocupació o documentació de contractes nous. El fitxer també pot incloure una còpia de la carta d'oferta d'ocupació enviada a l'empleat i un rebut signat del treballador que reconeix que ha rebut una còpia del manual d'empleat de la companyia. Tot i que el fitxer de personal d'un empleat ha d'incloure una data de naixement amb finalitats de beneficis, és il·legal obtenir aquesta informació per determinar si contractar o no l'individu.
Estat del treball
L'estat de treball és la documentació legal que demostra que l'empleat és capaç de treballar als Estats Units. Com a prova de l'estat de treball, un fitxer de personal ha d'incloure una còpia de la targeta de seguretat social de l'empleat. Si l'empleat no és un ciutadà dels Estats Units, s'haurà d'incloure una còpia del passaport de l'empleat i una còpia de la visa de treball de l'empleat, un formulari I-9 complet (el ciutadà no nord-americà equivalent a un formulari W-4). en el fitxer personal del treballador.
Nòmina
Un altre component principal d'un fitxer de personal es refereix a la nòmina. Un empresari ha de mantenir un formulari fiscal actualitzat W-4 federal. Juntament amb el formulari W-4, un fitxer de personal també pot contenir fulls de temps per als períodes de pagament en què treballa l'empleat. Si l'empleat té diners que es guarden legalment dels seus salaris, l'ordre judicial o còpia de l'estipulació també ha d'estar en el fitxer de personal.
Informació de rendiment
Les valoracions de rendiment són una altra part integral del fitxer de personal d'un empleat. Aquests poden incloure còpies dels objectius professionals de l'empleat i avaluacions de rendiment escrites pel supervisor o gerent de l'empleat. Si escau, el fitxer de personal també conté qualsevol amonestació o advertència que l'empleat rep durant el seu temps amb la companyia.
Informació tributària de l'Estat
Si l'estat en què opera la vostra empresa té impostos estatals, heu de mantenir un formulari W-4 per retenir impostos. Similar al formulari fiscal federal W-4, la forma d'estat ha de mantenir-se actualitzada i mantinguda en el fitxer de personal dels empleats com a registre de còpia de seguretat per a deduccions correctes del xec de pagament de l'empleat i en cas d'una auditoria per part de l'IRS o agència fiscal estatal.
