Mantenir la documentació adequada per ajudar al vostre negoci a funcionar sense problemes pot ajudar-vos a evitar una auditoria d'ingressos al final de l'any. Tanmateix, si s'enfronta a una auditoria d'ingressos, la documentació degudament presentada pot facilitar el procés. Mantenir tots els seus rebuts per compres, despeses, donacions i declaracions del compte bancari, juntament amb les extensions fiscals presentades, us poden ajudar amb el procés d'auditoria.
Rebuts bruts
Els comptes bruts es deriven de la venda dels vostres productes o serveis. Aquests inclouen les teves cistelles d'efectiu, fiances de dipòsits bancaris, llibres de rebuts, factures, rebuts de rebuts de targetes de crèdit i qualsevol 1099-MISC que hàgiu pagat als contractistes independents. La conservació d'aquests documents és necessària per ajudar-vos a presentar els vostres impostos més endavant per mostrar ingressos per al vostre negoci. Les alternatives acceptables per al Servei d'Ingressos Interns (IRS) durant una auditoria si no té un rebut, com ara un xec cancel·lat, és una declaració de la institució financera amb el número de xec, l'import del xec, el nom del beneficiari i la data en què es va publicar. per la institució financera. Si el pagament s'ha efectuat mitjançant una transferència electrònica de fons (EBT), la declaració ha de mostrar el nom del beneficiari, l'import i la data en què la seva entitat financera ha transferit la quantitat. Per a les targetes de crèdit, la declaració ha de mostrar l'import carregat, el nom del beneficiari i la data en què es va processar la transacció.
Compres i despeses
Qualsevol compra de negocis hauria d'anar acompanyada d'un rebut en forma de bitllets de targetes de crèdit, factures pagades, xecs cancel·lats i resguards d'efectiu. Una despesa és una compra que la vostra empresa fa que no es revendeixi com un bé o servei, com ara mobiliari d'oficina o ordinadors. Conserveu tots aquests rebuts en un lloc on podeu accedir immediatament.
Declaracions del compte bancari
Els extractes del compte bancari de l'exercici fiscal s'han de presentar amb els vostres ingressos bruts, compres i despeses. Les declaracions fan una còpia de seguretat del que s'ha pagat i assumit durant l'exercici fiscal. Un any fiscal és de 12 mesos consecutius que finalitzen l'últim dia de qualsevol mes que no sigui el mes de desembre.
Declaració de l'Impost sobre Nòmina
L'import que hàgiu pagat als vostres empleats com a xecs o dipòsits directes també serà obligatori. La declaració de nòmina hauria d'incloure qualsevol impost federal i local, així com una comptabilitat de les retencions del compte de jubilació. Els impostos sobre la nòmina dels empleats s'han de mantenir com a mínim quatre anys, que és el temps requerit per part de l'IRS.
El manteniment de registres
El manteniment de registres suggerit per l'IRS inclou el manteniment d'una cartilla comercial, un resum diari i mensual dels vostres comptes d'efectiu, un registre o un diari de desemborsaments de xecs, compensacions dels empleats i un full de depreciació. Un altre consell de l'IRS és mantenir separat el taulell de la vostra targeta de verificació personal. Això es fa per mantenir les despeses personals separades de les despeses empresarials. Manteniu tots els registres del vostre negoci com a mínim la quantitat mínima requerida per l'IRS i totes les vostres declaracions d'impostos prèviament presentades.
Empleats
Mantenir un registre de tots els empleats, tant en el passat com en el present, amb els números de la Seguretat Social, la informació de contacte i els formularis I-9 i W-4 és un requisit de l'IRS. El formulari I-9 verifica que l'empleat està legalment capaç de treballar als Estats Units. El formulari W-4 s'omple per al Certificat d'Allibera de Retenció de l'Empleat, que us permet estimar quant ha de retirar dels salaris dels empleats del quadre del formulari.
