La participació dels empleats en les reunions sovint és important per enviar missatges constants a la força laboral d'una empresa i per treure idees noves i creatives dels membres del personal. Encoratjant als empleats a assistir i a participar en reunions, però, en particular quan són opcionals, no sempre és una tasca fàcil. Fer alguns passos per informar i donar suport als empleats, juntament amb algunes activitats divertides, pot ajudar en la persuasió. Amb un historial de reunions reeixides, podeu trobar que els empleats comencin a ser voluntaris per venir.
Programeu la reunió en un moment en què la majoria dels empleats estaran disponibles per assistir i en una ubicació que sigui convenient. Els conflictes de programació sovint suposen una barrera per a l'assistència a la reunió. L'eliminació d'aquesta barrera i la facilitat d'accés al lloc de la reunió eliminen dos motius pels quals els empleats poden citar per no anar a la reunió. Si l'assumpte de la reunió no és urgent, programeu-lo per un període lent de l'any quan els empleats no estiguin ocupats amb clients o projectes. D'aquesta manera, és més probable que no només adquireixi l'assistència dels empleats, sinó la seva atenció.
Destacar el valor de la reunió als empleats i informar-los amb antelació a la seva temàtica. Distribueix un programa detallat per a tothom i ressalteu punts que demanen ingressos dels empleats. Els empleats tindran més probabilitats d'assistir a una reunió si saben que la contribució vindrà en part d'ells i dels seus companys. Incloeu com a complement a l'ordre del dia tota la informació necessària perquè els empleats facin contribucions efectives.
Construeixi un historial de reunions eficaces que els empleats gaudeixin d'assistir i durant el qual s'ha escoltat la seva intervenció. Aquesta història farà que sigui més fàcil convencer als empleats d'assistir a una reunió en el futur. Escolta els empleats durant les discussions i inclou els seus comentaris en els minuts posteriors a la reunió. Si s'han realitzat canvis com a conseqüència d'alguna cosa que un empleat ha suggerit, feu-ho així. Fins i tot si els informes de tots els empleats no s'utilitzen més tard, reconeixen la naturalesa general de totes les contribucions en els minuts públicament disponibles perquè els empleats puguin veure que s'han escoltat.
Inclogui activitats pràctiques durant les reunions perquè el canvi de ritme actuï com un incentiu per assistir. Si s'ofereix una sessió d'entrenament en una nova versió del programari de l'empresa, pregunteu preguntes sobre el coneixement general i la cultura popular durant la sessió i oferiu premis com ara dolços per obtenir respostes correctes. Si preferiu mantenir-vos al tema, feu que els participants de la reunió s'entenguin en grups i que realitzin exercicis que involucrin el que estan aprenent. Premi primer al grup.Sigues creatiu amb jocs i activitats per mantenir les persones interessades.
Oferiu incentius per assistir a reunions, com aperitius i fins i tot premis a la porta. De vegades, la línia "refrescos proporcionats" en una agenda distribuïda és suficient per aconseguir que els empleats assisteixin a una reunió. Per a aquells que necessiten una mica d'embranzida addicional, la possibilitat de portar-se a casa alguna companyia de swag podria fer el truc.
