Com escriure un informe factual

Els informes són el mètode més habitual de dispersió de la informació en el món empresarial. Els informes fets analitzen i descriuen una situació i inclouen una gran quantitat de dades precises. Els reeixits escriptors d'informes saben que escriure l'informe només és el final del procés. Planifiquen el seu informe, consideren el seu propòsit i qui ho llegeix i decideixen què posar-hi i com organitzar-lo amb eficàcia. Un informe factual escrit i ben presentat és el resultat d'un procés acuradament planificat.

Identifica el lector i estableix objectius

Considera els coneixements del lector

Tingueu en compte el que ja coneix el lector. Els problemes habituals en els informes fets són sobreestimació i subestimació del coneixement del lector. És fàcil aclaparar a les persones amb jerga o donar-los informació simplista. Intenta esbrinar quants lectors ja saben i comuniquen al nivell de coneixement adequat.

Entén els interessos del teu lector

Penseu en la postura del lector. El lector pot tenir interessos especials, gustos o disgustos. Entén què vol el teu lector. Presenta un informe que apel·larà a les seves actituds o que no es pugui llegir. Reflexió sobre si la persona que llegeix l'informe ho farà basant-se en idees preconcebudes sobre els continguts.

Decidiu què coneixements necessita el lector

Decideix quin coneixement fets necessita el lector. Tingueu en compte el grau en què necessiteu donar informació de fons o definir termes tècnics.

Tingueu en compte els fets desitjats

Mira quins fets el lector vol aprendre. Penseu en com ho faran les dades de fet que presenteu. De vegades el procés pot mostrar que un informe no és necessari ni que l'objectiu es pugui complir d'una altra manera.

Materials, Estructura i Estil

Seleccioneu el material amb cura

Seleccioneu el material amb cura. Manteniu-lo senzill i justifiqueu les vostres conclusions. Simplifiqui el màxim possible. Es descarta el material estrany i se centra en l'essencial. Justifiqueu les vostres conclusions amb fets i indiqueu on els trobareu. Construeix els fets en un cas lògic i consistent, de manera que el vostre lector pugui arribar a les mateixes conclusions.

Planifica l'estructura de l'informe

Planifiqueu l'estructura de l'informe. Els fets han de ser un conjunt d'indicacions que porten al lector a la seva conclusió. Comenceu dividint l'informe en seccions principals. Tots els temes es poden subdividir d'aquesta manera. Aquestes subdivisions podrien convertir-se en els encapçalaments del vostre informe.

Feu una llista a cada encapçalament de tots els punts que voleu que aparegui i tingui en compte la informació que necessiteu per donar-los suport. Organitzeu els punts en una seqüència lògica que compleixi els vostres objectius.

Apliqueu un estil adequat

Apliqueu un estil adequat. Encara que els informes segueixen convencions estrictes, hi ha espai per a l'estil personal. Els informes efectius utilitzen un procés de redacció i redacció. Trieu una terminologia familiar per al vostre lector. Els termes tècnics són útils per als companys especialistes, però seran confusos per als altres.

Utilitza tècniques de presentació adequades

Utilitzeu les tècniques de presentació adequades. Els informes contenen taules, gràfics, gràfics de barres o altres diagrames per presentar dades.

Seguiu els convenis de redacció d'informes

Prepara una pàgina de títol

Prepara una pàgina de títol. Normalment, conté el títol, els subtítols, la data, el nom i la posició de l'autor a la companyia. També indicarà qui està rebent l'informe de fet. També pot portar un número de referència o una altra forma de classificació.

Escriure un resum

Escriu un resum. Això és especialment necessari si l'informe és llarg. Dóna a la gent ocupada la idea principal de l'informe sense haver de llegir-ho tot. Un resum atractiu pot motivar a la gent a llegir tot l'informe.

Inclou una pàgina de contingut

Inclou una pàgina de contingut. Aquesta és una pàgina separada que enumera les principals seccions o capítols, subseccions i apèndixs. També proporciona números de pàgina i ha d'indicar la relació entre seccions.

Escriure una introducció

Utilitzeu una introducció per explicar el propòsit de l'informe de fet. Això dóna informació de fons i explica per què és necessari. La introducció estableix l'objectiu de l'informe, de les persones a les quals s'ha escrit i del seu abast.

Organitza el cos de l'informe

Organitzeu el cos de l'informe. Això conté els vostres fets i troballes detallats, mostra com s'han arribat i indica les inferències que heu realitzat. Presenta les teves conclusions. Resumir els principals punts fets del seu informe i oferir-los un veredicte considerat.