La gestió de viatges engloba una àmplia varietat de serveis de viatges de negocis per a empreses. A diferència d'una agència de viatges estàndard que només maneja reserves d'hotels i vols o de viatge en terra, les companyies de gestió de viatges ofereixen serveis de gestió integral a empreses que abasten tot, des de la planificació fins a la configuració de la política de viatge corporatiu.
Integració corporativa
Les companyies de gestió de viatges solen associar-se amb el departament financer o administratiu d'una empresa per prestar serveis interns que cobreixen tots els aspectes dels viatges de negocis de la companyia, inclòs el desenvolupament de la política corporativa i la seva implementació. Els serveis també poden incloure auditoria de despeses, identificació de problemes fiscals, planificació de rutes i logística. A més, poden assessorar els executius sobre actualitzacions i canvis que afecten la indústria del viatge.
Associacions estratègiques
A través d'aliances estratègiques amb proveïdors preferits i l'ús de programari i tecnologia d'última generació, els gestors de viatges gestionen les negociacions de venedors amb la finalitat d'identificar descomptes i adquirir les millors tarifes de viatge, inclosos paquets d'hotels, menjars, taxis i serveis d'automòbils per a viatgers de negocis.
Connexions globals
Les empreses de gestió de viatges sovint tenen oficines a altres països o col·laboren amb altres empreses internacionals per proporcionar informació important per als viatgers internacionals de negocis. Aquesta informació pot incloure requisits de passaport, costums culturals, traducció d'idiomes, canvi de moneda, lleis internacionals i advertències de seguretat del viatger.
Tots els serveis inclosos
Com a departament de funcionament dins d'una empresa, una empresa de gestió de viatges manté perfils de viatges i coordina informació sobre conferències, itineraris, autoritzacions de viatges i despeses de negoci permeses i pot lliurar dades directament als empleats que utilitzen portals basats en web i que s'integren amb un programari popular com Microsoft Outlook i Excel. L'empresa també pot gestionar processos i formes de despeses empresarials a partir del retorn dels empleats.
Planificació i gestió financera
A més de proporcionar serveis de viatge, una empresa de gestió de viatges corporatius proporciona dades completes i informació permanent sobre despeses de viatge de negocis per ajudar a les empreses a revisar i pressupostar els costos de viatge corporatius. També assessoren els executius sobre les millors pràctiques i ajuden a desenvolupar iniciatives i polítiques de viatge futures.
