Molt abans que es va inventar el correu electrònic, la màquina de fax era la forma principal de comunicar-se ràpidament a l'entorn de l'oficina. La màquina de facsímil o fax és un mitjà per enviar una còpia d'informació, a través d'una línia telefònica, i normalment s'utilitza per fer comandes amb empreses o per enviar documents legals ràpidament.
Història
La màquina de fax moderna es va fer servir comuna durant la dècada de 1980, però la patent de la màquina de fax va ser concedida a Alexander Bain el 1843, 33 anys abans de la invenció del telèfon. La primera màquina de fax es va fer significativa el 1906 quan es va utilitzar per transmetre fotografies als diaris.
Beneficis
Els faxos es transmeten de manera segura i pràcticament instantània, cosa que suposa un benefici per enviar documents confidencials i legals. Altres indústries que depenen de la transmissió de la màquina de fax inclouen empreses immobiliàries i de vendes, que depenen de faxos per a finalitats d'ordenació. Amb la prevalença de correu electrònic en el lloc de treball, el 2007 es van enviar més faxos que en qualsevol altre any.
Tipus
Les màquines de fax dedicades són màquines que només s'utilitzen per al procés de fax. Com que les màquines de fax utilitzen una línia telefònica, es poden fer trucades telefòniques des de la màquina, però no és la funció principal.
Les impressores multifunció inclouen maquinari per al seu ús com a màquina de fax, escàner, impressora i fotocopiadora. Aquests dispositius normalment triguen més a funcionar, per la qual cosa els experts suggereixen "si necessiteu enviar més d'un paquet de fax per setmana, obtindreu els diners d'una màquina de fax dedicada", segons Consumer Research.
Els mòdems de fax estan disponibles com a dispositius informàtics interns o externs. L'inconvenient dels faxos és que els documents que s'enviaran per fax hauran d'estar en format electrònic. El principal desavantatge dels faxos és l'escàner òptic necessari per enviar per fax els documents en paper.
Els serveis de fax a correu, que ofereixen empreses com Packetel, permeten enviar faxos als comptes de correu electrònic com a documents PDF. Els avantatges dels serveis de fax a correu inclouen alertes de text quan es reben els faxos, disponibilitat de diverses adreces de correu electrònic i preus baixos (3.65 dòlars al mes per Packetel).
Consideracions
Aquells que contemplin la compra d'una màquina de fax han de tenir en compte els següents aspectes: 1. Tecnologia d'impressió. Les màquines de fax per làser són més duradores i tenen una major qualitat d'impressió, però són més cars. 2. Velocitat. Les velocitats de transmissió varien de tres a 15 segons per pàgina. Si no envieu faxs sovint, considereu comprar una màquina més barata i menys costosa. 3. Memòria. Si la màquina de fax es queda sense paper, les màquines modestes emmagatzemaran unes 25 pàgines, mentre que les màquines d'alta gamma emmagatzemaran fins a 500 pàgines. 4. Altres funcions. Considereu quines altres opcions, com ara el marcatge ràpid i el reenviament de fax, potser us calgui.
Solució de problemes
Els problemes de màquina de fax més habituals inclouen la qualitat d'imatge, embussos de paper i problemes de connectivitat.
Els problemes de qualitat d'imatge inclouen taques, ratlles i tipus massa fosca o massa lleugera. Assegureu-vos que el cartutx de tòner està en bon estat de funcionament, que tingui un tòner suficient i que no es filtri en pols.
Quan treballi amb embussos de paper, assegureu-vos de treure el paper de la forma natural en què viatgeu el paper. Intentar treure el paper en la direcció oposada podria provocar danys a les rodes o engranatges, i deixar petits trossos de paper a la màquina.
Els errors de comunicació solen fer front a l'empresa telefònica. Si hi ha un to de marcatge però els faxos encara no es poden cobrar, poseu-vos en contacte amb l'empresa telefònica per garantir que no hi hagi interferències.
