L'entrada de dades és potser un dels aspectes més importants de l'èxit d'una empresa. Quan les dades s'afegeixen correctament, la informació difosa pot ajudar els executius a planificar amb anticipació, determinar objectius i ajudar a corregir deficiències. Quan la informació s'introdueix en el sistema informàtic amb errors, les conclusions són distorsionades i inexactes, millor o pitjor. La precisió i l'eficiència que els operadors d'introducció de dades introdueixen en la informació, per tant, són de gran importància.
Entrada inicial
Els operadors d'entrada de dades inicialment introdueixen dades en sistemes que representen objectius comercials o informació. De vegades, aquestes dades continuen sent rellevants, però sovint es descomponen al llarg del temps. Per aquest motiu, els professionals de la introducció de dades han d'introduir informació nova sobre una base rotativa. Si la informació inicial és incorrecta, l'empresa té risc de tenir entrades dobles que creen més treball del necessari. Quan això succeeixi, els administradors haurien d'haver d'eliminar i purgar manualment informació obsoleta i inexacta. Si la informació inicial és precisa, l'operador d'entrada de dades només necessita inserir dades noves per crear l'actualització.
Validació d'entrada de dades
Algunes empreses utilitzen els programes de validació d'entrada de dades, que redueixen les possibilitats d'introduir dades incorrectes al sistema. Inicialment, triguen més temps que aquells sistemes que no fan doble o triple. Tanmateix, a llarg termini, els programes de validació poden estalviar temps i diners al negoci reduint la necessitat de tornar a registrar antics registres i corregir els errors anteriors. En un programa de validació, l'operador d'entrada de dades ha de verificar la informació introduïda més d'una vegada abans d'acceptar-la. Alguns programes només permeten entrades numèriques en determinats camps d'un formulari i viceversa.
Programes de programari
No tots els problemes d'exactitud d'entrada de dades són generats per l'home. Els programes de programari barats i ineficients de validació de dades poden tenir errors, deficiències de programació i altres problemes. Les organitzacions més grans requereixen programes d'emmagatzematge de dades més precisos i precisos, mentre que les empreses més petites no necessiten requisits tan estrictes. El factor decisiu és com un paquet de control de dades barat o costós afecta la línia de fons d'una empresa. Si el programa falla alguns caràcters o malinterpreta un punt decimal pot ser la diferència entre uns pocs centaus i milers de dòlars perduts.
Valor creixent
Quan les dades incorrectes romanen en la base de dades d'una empresa, pot afectar negativament el seu valor total. La informació desactualitzada, com ara avisos de renta prèvia o antics que no s'han actualitzat, poden fer que una empresa sigui menys rendible del que realment. Això pot afectar negativament la capacitat del propietari d'un negoci per obtenir finançament en el futur, obtenir més negoci o vendre en una data posterior. Mantenir registres precisos i actualitzar-los diàriament és imprescindible per mantenir i augmentar el valor de l'empresa.
