El treball d'un planificador de trobades pot resultar intimidant atès que hi ha molts detalls relacionats amb la planificació i la posada en escena d'una conferència de conferències, però si us agrada el repte de la multitarea i és conegut per ser un mestre en els detalls de malabars, estarà ben preparat per treball.
Articles que necessiteu
-
Llista de verificació mestra
-
Contractes d'altaveus
-
Lloc
-
Pla de còpia de seguretat d'emergència
Comenceu a planificar la vostra conferència de parlants almenys amb un any d'antelació; més endavant, si la gent que voleu presentar com a oradors convidats són homes i dones d'alt perfil els calendaris s'apliquen amb antelació. Creeu una llista de comprovació mestra que detalli totes les tasques que s'han de dur a terme per acostar els parlants a la conferència i els subministraments, equipaments i provisions que s'han d'obtenir per escenificar l'esdeveniment.
Reserveu un lloc de conferències en un lloc de fàcil accés que es trobi convenientment situat a prop d'aeroports, transport públic, hotels, restaurants i altres serveis, ja que els funcionaris d'aquests llocs estan capacitats per gestionar les multituds de conferències les 24 hores del dia 7. Demana al teu advocat que redacteu un contracte de parla estàndard perquè tinguis un acord jurídicament vinculant amb cada parlant per presentar-se i participar en l'esdeveniment.
Treballa a l'agenda de la conferència perquè els parlants estiguin programats amb finalitat. Assigneu els altaveus més dinàmics per gestionar la keynote i les ranures finals perquè els assistents estiguin entusiasmats per les observacions dels primers i s'inspiren en les paraules de l'últim. Introduïu els parlants dels vostres límits de temps i els imprimiu la importància de deixar temps a les preguntes de camp.
Ordeneu subministraments, taules de registre, organitzeu lloguers d'equips, senyalització, insígnies i un sistema de targeta de crèdit / rebut de diners per a aquells que no hagin adquirit bitllets anticipats. Envieu un horari de confirmació als altaveus de conferències diversos mesos abans de la data per permetre als participants un munt de temps per fer plans de transport. Comproveu les responsabilitats de la vostra organització, p. Ex., Reembossaments de tarifes aèries, allotjaments prèviament reservats o límits de despesa per diem i assegureu-vos que els oradors rebin una llista d'esdeveniments socials als quals estan convidats com a part de la seva visita.
Concebre un pla de còpia de seguretat que abasti possibilitats catastròfiques: la mort o lesió d'un parlant o un canvi de lloc d'última hora. Assigneu voluntaris per actuar com a proveïdor d'hostes i reserves de limusina o taxis per a conduir els parlants si el transport no està entre les responsabilitats de l'amfitrió. Realitzeu tasques d'última hora com demanar aperitius i casos d'aigua per als altaveus.
Calculeu la vostra resistència durant els últims dies de preconferencia: si s'esgoten ajudes audiovisuals d'àudio, es produiran mesclades d'habitacions d'hotel i es retardaran els avions, aquest és el moment en què les coses descontrolen. Mantingui el vostre enginy sobre vostè i confia en la seva llista de comprovació mestra. Un cop hagueu escrit les notes d'agraïment de postconferència als parlants, fes-vos un favor i us preneu unes vacances. Ho heu guanyat.
